Erasmus+ w Bibliotece Politechniki Gdańskiej

Poradnik „krok po kroku”

 

Erasmus+ to program edukacyjny przewidziany do realizacji w latach 2014-2020. Idea mobilności studentów i kadry akademickiej praktykowana jest od lat na uczelniach europejskich. Erasmus+ oferuje wyjazdy edukacyjne oraz wsparcie reform w obszarze edukacji. Program podzielono na sektory - edukację szkolną, kształcenie i szkolenia zawodowe, szkolnictwo wyższe, edukację dorosłych, młodzież oraz projekty centralne i sport. Biblioteki, jako instytucje działające na wielu polach edukacji i kultury, znakomicie wpisują się w profil realizatorów projektu1 [więcej], [więcej].

Zapraszamy do zapoznania się z „Poradnikiem”. Przyjęta formuła „pytanie-odpowiedź” wydaje się być klarownym sposobem przedstawienia różnych kwestii związanych z wyjazdami pracowników Biblioteki Politechniki Gdańskiej w celach szkoleniowych w ramach programu Erasmus+.

 

Wyjazdy pracowników Biblioteki Politechniki Gdańskiej
w celach szkoleniowych w ramach programu Erasmus+
w pytaniach i odpowiedziach:

 
Erasmus+ Staff Week jest rodzajem zagranicznego wyjazdu szkoleniowego do bibliotek uczelni, głównie z obszaru UE, z którymi Politechnika Gdańska ma podpisane umowy bilateralne w programie Erasmus+ (zob. UMOWY ERASMUS+ (UE, Norwegia, Liechtenstein, Turcja); UMOWY PROGRAM ERASMUS+ PARTNER COUNTRIES (poza UE). Jest to rodzaj zorganizowanego wyjazdu szkoleniowego do zagranicznej uczelni partnerskiej,  podczas którego pracownik uczestniczy w szkoleniu przygotowanym przez instytucję goszczącą dla większej grupy odbiorców, albo odbywa szkolenie poprzez  tzw. "work shadowing" - obserwowanie pracy pracownika uczelni zagranicznej, który ma podobny zakres pracy i obowiązków.
 
Aby zrealizować tzw. „indywidualny wyjazd” w ramach Programu Erasmus+ w celach szkoleniowych, pracownik samodzielnie nawiązuje kontakt z instytucją goszczącą (z którą, podobnie jak w przypadku Erasmus+ Staff Week, Politechnika Gdańska ma popisaną umowę bilateralną w programie Erasmus+) i indywidualnie uzgadnia program szkolenia.
 
Wyjazdy szkoleniowe typu Erasmus+ Staff Week i tzw. „wyjazdy indywidualne”, będące rodzajem mobilności zagranicznych, realizowane są w ramach programu Erasmus+ w zakresie akcji „Mobilność kadry”. Głównym celem tego typu działań prowadzonych w Bibliotece Politechniki Gdańskiej (BPG) jest podniesienie kompetencji pracowników BPG, a co za tym idzie podniesienie poziomu jakości świadczonych w BPG usług, dzięki wykorzystaniu rozwiązań, wiedzy i doświadczeń zdobytych przez pracowników BPG w trakcie wspomnianych wyjazdów szkoleniowych.
 
Tak. Znajomość języka obcego podczas wyjazdów organizowanych w ramach programu Erasmus+ jest niezbędna – najczęściej wymaganym językiem jest angielski na poziomie B1/B2; czasami zdarza się, że organizatorzy wymagają znajomości 2 języków obcych – wtedy znajomość drugiego języka wymagana jest na poziomie od A1 (zob.).
 
Uwaga zmiana procedury! Ponieważ procedura wyjazdowa "jest w trakcie zmian", prosimy o bezpośredni kontakt z: https://pg.edu.pl/international/pracownicy.
Procedura składa się z kilku etapów:
  1. osoba zainteresowana zwraca się do Dyrektora Biblioteki PG o zgodę na wyjazd
  2. wypełnia WNIOSEK pracownika Biblioteki PG o wyrażenie zgody na udział w konferencji/szkoleniu/wyjeździe służbowym
  3. po otrzymaniu akceptacji Dyrektora Biblioteki PG, składa swoją aplikację w instytucji organizującej staże „erasmusowe”
  4. gdy aplikacja zostanie pozytywnie rozpatrzona, rozpoczyna właściwą procedurę wyjazdową na PG opisaną poniżej.
Osoba wyjeżdżająca wypełnia przed wyjazdem:

a. Wniosek o wyjazd za granicę (online) (https://moja.pg.edu.pl/ -> wyjazdy -> wnioskuj o wyjazd -> wyjazd na skierowanie – zob. przykład WYJAZDY_WNIOSKUJ) - składane w DZIALE MIĘDZYNARODOWEJ WSPÓŁPRACY AKADEMICKIEJ po uprzednim podpisaniu przez dziekana/przełożonego; przy wypełnianiu wniosku jako dysponenta środków należy wybrać: Maria Doerffer, osoba zatwierdzająca wyjazd: Janusz Nieznański, nr zadania: dla wyjazdów na STT - 018038/017615.

b. Indywidualny Program Szkolenia (do pobrania: https://pg.edu.pl/international/dokumenty-erasmus-plus (WYJAZDY NAUCZYCIELI AKADEMICKICH I PRACOWNIKÓW / Szkolenie (STT)).

Osoba wyjeżdżająca wypełnia podczas pobytu na wyjeździe szkoleniowym:

c. Potwierdzenie pobytu na stażu. na https://pg.edu.pl/international/dokumenty-erasmus-plus (WYJAZDY NAUCZYCIELI AKADEMICKICH I PRACOWNIKÓW / Szkolenie (STT)).

Osoba wyjeżdżająca wypełnia po powrocie z wyjazdu szkoleniowego:

d. Ankietę „Erasmus+” (każdy uczestnik otrzymuje na e-mail z linkiem do Ankiety).

 
Pracownik może złożyć więcej niż jedno podanie o zgodę na udział w szkoleniu zagranicznym (zob. p. 1 i 2) w danym roku akademickim, o ile istnieją jeszcze niewykorzystane środki. Ostateczną decyzję w tej kwestii podejmuje Dyrektor Biblioteki Politechniki Gdańskiej . W razie wątpliwości sugerujemy kontakt z Działem Międzynarodowej Współpracy Akademickiej.
 
Nowe oferty można znaleźć na tej stronie (trzeba zawęzić wyświetlane wyniki – tylko część ofert skierowana jest do bibliotekarzy). Można także szukać partnera Erasmus+ kontaktując się bezpośrednio z daną uczelnią/jednostką z listy.
 
Nie ma limitu osób z danej jednostki. Stypendia Erasmus+ są przyznawane do momentu wykorzystania środków przyznawanych na ten cel w PG. Decyduje kolejność zgłoszeń. Regulaminy wyjazdów znajdują się na stronie.
 
Na stypendium wyjazdowe w ramach programu Erasmus+ składa się dofinansowanie kosztów podróży oraz dofinansowanie wydatków związanych z pobytem pracownika w miejscu odbywania stażu (tzw. wsparcie indywidualne, w wysokości stawki ryczałtowej ustalonej przez Narodową Agencję Programu Erasmus+.
Kwoty te są wyliczane indywidualnie i zależą od odległości, czasu trwania wyjazdu oraz kraju instytucji przyjmującej. Do obliczenia kwoty dofinansowania stosuje się kalkulator dostępny na stronie (zob. WSPARCIE FINANSOWE).
Pieniądze są wypłacane w Kwesturze przed wyjazdem, o ile dopełnione są wszystkie formalności. W szczególnych przypadkach (np. rezygnacja osoby wyjeżdżającej i zmiana dokumentów na innego pracownika) można odebrać dofinansowanie po powrocie. Standardowo stypendium wypłacane jest w kasie uczelni na 10 dni przed wyjazdem (waluta: EUR).
 
Wyjazdy szkoleniowe trwają od 2 do 5 dni (z reguły, typowy „biblioteczny” Staff Week to 5 dni szkolenia + 2 dni podróży).
 
Hotele i bilety lotnicze osoba wyjeżdżająca rezerwuje osobiście, w dowolnej firmie, w ramach otrzymanego ryczałtu (stypendium), bez konieczności przedstawiania faktur. W związku z tym, że jest to wyjazd służbowy, pracownik ma możliwość ubezpieczenia się na wyjazd w Dziale Ochrony Mienia (w tym celu należy uzyskać potwierdzenie terminu odbywania stażu w Biurze BPG). Informacje o ubezpieczeniach oraz wzory dokumentów dostępne są na tej stronie.
 
Stypendium nie podlega rozliczeniu rachunkami/fakturami/biletami. Jest to kwota jaka przysługuje uczestnikowi na cały wyjazd. Możliwe, że w niektórych przypadkach kwota stypendium (dofinansowania) nie pokryje wszystkich wydatków związanych z wyjazdem i utrzymaniem się na miejscu. Wówczas różnicę należy zabezpieczyć z własnych środków.
 
Tak. Październik to nowy rok akademicki, a także nowy rok rozliczeniowy (budżetowy); rok rozliczeniowy dla projektów realizowanych w ramach programu Erasmus+ kończy się 30 września.
 
Tak. Na naszej uczelni partnerami są Wydział Chemiczny oraz Wydział Fizyki Technicznej i Matematyki Stosowanej.
 
Ostatnim etapem finalizacji wyjazdu w ramach programu Erasmus+ jest dostarczenie potwierdzenia pobytu wystawionego przez instytucję przyjmującą (wzór dostępny jest na stronie („potwierdzenie pobytu”) oraz podpisanie rozliczenia w DMWA (gmach B, pok. 101b), a także wypełnienie elektronicznej ankiety opisującej wyniki odbytego stażu.

 

Powodzenia smiley

oprac.: Urszula Szybowska, aktualizacja: 19.09.2019 r.

 

 

 

1Aleksandra Marciniak,  Beata Wawrzyniak-Chrzanowska, Erasmus+ — nowa szansa dla kreatywnych bibliotekarzy, Biuletyn EBIB, nr 2 (156)/2015.