Brakowanie w jednostce organizacyjnej odbywa się na podstawie przygotowanego dokumentu:
W przypadku niszczenia dokumentacji papierowej i elektronicznej oddzielne spisy dla każdego z dwóch typów.
Procedura brakowania:
- Spis sporządza pracownik odpowiedzialny za daną dokumentacje (przykładowy spis) w oparciu o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.
- Sporządzone spisy materiałów przeznaczonych do brakowania należy przesłać na adres: archiwum@pg.edu.pl w celu uzyskania zgody lub dokonania ekspertyzy.
- Po zaakceptowaniu spisów, jednostka organizacyjna/wydział we własnym zakresie zawiadamia Centrum Logistyczne o potrzebie przeniesienia dokumentów do brakowania do Centralnego Punktu Składowania oraz przekazuje wypełnione spisy w 2 egzemplarzach
- Dokumentacja przeznaczona do zniszczenia powinna znajdować się w zaklejonym dużym kartonie lub w dedykowanym do tego worku (Worki do odbioru w p. 69 Gmach Główny)
- Następnie Centrum Obiegu Dokumentów sporządza protokół brakowania, który jest wysyłany wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej do Archiwum Państwowego.
Dla dokumentacji znajdującej się na stanie Archiwum Zakładowego, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista. W wyniku typowania sporządza on spis tej dokumentacji, który podlega zaopiniowaniu przez kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja została wytypowana do brakowania.
Centrum Obiegu Dokumentów jest jednostką wyznaczoną do realizacji procesu niszczenia dokumentacji i udzielenia wszelkiej pomocy merytorycznej.