Zgodnie z Zarządzeniem Rektora nr 79/2022 z 20 grudnia 2022 r. akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczki spraw. Po upływie okresu przechowywania akt w jednostkach organizacyjnych należy akta przekazać do Archiwum Zakładowego.
Zasady przekazywania dokumentów do archiwum:
- Każda jednostka/katedra/wydział Politechniki Gdańskiej ma obowiązek przekazywania akt do Archiwum.
- Przed przekazaniem akta powinny zostać uporządkowane i zaopatrzone w spisy zdawczo-odbiorcze (docx, 88.44kB) w 3 egzemplarzach.
- Spisy zdawczo-odbiorcze przed organizacją transportu należy przesłać do Archiwum PG do zaakceptowania na adres mailowy: archiwum@pg.edu.pl. Ewentualne poprawki należy nanieść w pliku elektronicznym i w wersji wydrukowanej przed przekazaniem akt.
- Niedopuszczalne jest przekazywanie akt bez uprzedniego zaakceptowania przez Archiwum PG spisów zdawczo-odbiorczych. Akta nie będą przyjmowane przez Archiwum bez wcześniejszego zaakceptowania spisów.
- W razie pytań dot. przekazywania akt z jednostek prosimy o kontakt z pracownikiem Archiwum.