Dział Obiegu i Archiwizacji Dokumentów | Politechnika Gdańska

Treść strony

Dział Obiegu i Archiwizacji Dokumentów

Dział Obiegu i Archiwizacji Dokumentów realizuje zadania w poniższych obszarach:
 

Nadzór nad  gromadzeniem oraz ewidencja, przechowywanie, zabezpieczanie, udostępnianie i brakowanie wytworzonej w Politechnice Gdańskiej dokumentacji, tj.:

  1. sprawowanie nadzoru nad zasobem archiwalnym,
  2. przyjmowanie i zabezpieczanie dokumentacji,
  3. ewidencja i opracowanie posiadanych materiałów archiwalnych,
  4. brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
  5. udostępnianie dokumentacji do celów administracyjnych i naukowych,
  6. digitalizacja zasobu archiwalnego,
  7. informacja archiwalna,
  8. dbanie o zgodność przetwarzania informacji w PG z aktualnymi przepisami prawa.

Wdrażanie, utrzymanie oraz merytoryczny nadzór nad systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), tj.:

  1. współpraca z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim  w Białymstoku oraz Uniwersytetem Gdańskim w zakresie EZD,
  2. udział i nadzór nad instalacją oraz prawidłowym działaniem EZD,
  3. prowadzenie szkoleń z EZD dla wydziałów i jednostek ogólnouczelnianych PG,
  4. wsparcie merytoryczne dla wydziałów i jednostek ogólnouczelnianych przy wdrożeniu EZD,
  5. nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu EZD w PG,
  6. administracja konta instytucjonalnego PG w systemie ePUAP,
  7. administracja konta PG na Platformie Elektronicznego Fakturowania (PEF),
  8. obsługa wniosków o zakup kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Wysyłanie, przyjmowanie oraz rozdział napływającej do Kancelarii Głównej  korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej, tj.:

  1. odbiór i przygotowanie przesyłek pocztowych od/dla operatora pocztowego,
  2. rozdział przychodzących przesyłek pocztowych,
  3. skanowanie przychodzącej korespondencji,
  4. wprowadzenie odwzorowanego cyfrowo dokumentu do systemu EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją),
  5. prowadzenie składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych.

Kontakt

DOAD

ul. Gabriela Narutowicza 11/12
Gmach Główny, p. 50
80-233 Gdańsk

doad@pg.edu.pl

Zespół Archiwum

Gmach Główny, p. 50 i 69
archiwum_pg@pg.edu.pl
+48 58 347 29 47
+48 58 348 66 34

Zespół EZD

Audytorium Novum, p. 16
ezd@pg.edu.pl
+48 58 348 66 35
+48 58 348 66 69
+48 797 306 030

Kancelaria Główna

Audytorium Novum, p. 17 i 18
kancelaria@pg.edu.pl
epuap@pg.edu.pl
+48 58 347 29 88
+48 58 348 66 82