Brakowanie | Politechnika Gdańska

Treść strony

Brakowanie

brakowanie

Brakowanie w jednostce organizacyjnej odbywa się na podstawie przygotowanego kompletu dokumentów tj.:

W przypadku niszczenia dokumentacji papierowej należy przygotować:

W przypadku niszczenia dokumentacji elektronicznej znajdującej się na nośniku należy przygotować:

Procedura brakowania:

  1. spisy sporządza pracownik odpowiedzialny za daną dokumentacje,
  2. spis dokumentacji niearchiwalnej sporządza się w 3 egzemplarzach,
  3. sporządzone spisy materiałów przeznaczonych do brakowania należy przekazać do Działu Obiegu i Archiwizacji Dokumentów w celu uzyskania zgody lub dokonania ekspertyzy,
  4. po zaakceptowaniu spisów, jednostka organizacyjna/wydział we własnym zakresie zawiadamia Dział Gospodarczy o potrzebie przeniesienia dokumentów do brakowania do Centralnego Punktu Składowania,
  5. następnie DOAD sporządza protokół brakowania, który jest wysyłany wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej do Archiwum Państwowego.

Dla dokumentacji znajdującej się na stanie Archiwum Zakładowego, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista. W wyniku typowania sporządza on spis tej dokumentacji, który podlega zaopiniowaniu przez kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja została wytypowana do brakowania.

Dział Obiegu i Archiwizacji Dokumentów jest jednostką wyznaczoną do realizacji procesu niszczenia dokumentacji i udzielenia wszelkiej pomocy merytorycznej.