W sprawach związanych z niszczeniem, archiwizowaniem dokumentów prosimy o kontakt:

mgr Joanna Miotk
Gmach Główny, p. 69
tel. +48 58 348 66 34
kom. +48 728 426 229
e-mail: joanna.miotk@pg.edu.pl

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest to wydzielenie i przekazanie do zniszczenia tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania (określony w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt) upłynął oraz po uznaniu przez jednostkę organizacyjną/wydział, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

Okres przechowywania liczony jest w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy, np. w przypadku akt kat. B-5, dla teczki zamkniętej w 2011 roku, czas przechowywania mija w 2017 roku.

Szczegółowe procedury dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej zostały określone w Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Politechniki Gdańskiej wprowadzonej Zarządzeniem Rektora nr 12/2017 z 5 lipca 2017r. oraz Zarządzeniem Rektora nr 38/2018 z dnia 17 grudnia 2018 r.

Procedura brakowania:

  1. brakowanie w jednostce organizacyjnej odbywa się na podstawie przygotowanego kompletu dokumentów tj.:)

    W przypadku niszczenia dokumentacji papierowej należy przygotować:

    W przypadku niszczenia dokumentacji elektronicznej znajdującej się na nośniku należy przygotować:

  2. spisy sporządza pracownik odpowiedzialny za daną dokumentacje,
  3. spis dokumentacji niearchiwalnej sporządza się w 3 egzemplarzach,
  4. spis materiałów przeznaczonych do brakowania należy przekazać do Działu Obiegu i Archiwizacji Dokumentów w celu uzyskania zgody lub dokonania ekspertyzy,
  5. po zaakceptowaniu spisów, jednostka organizacyjna/wydział we własnym zakresie zawiadamia Dział Gospodarczy o potrzebie przeniesienia dokumentów do brakowania do Centralnego Punktu Składowania,
  6. następnie DOAD sporządza protokół brakowania, który jest wysyłany wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej do Archiwum Państwowego.

Dla dokumentacji znajdującej się na stanie Archiwum Zakładowego, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista. W wyniku typowania sporządza on spis tej dokumentacji, który podlega zaopiniowaniu przez kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja została wytypowana do brakowania.

Dział Obiegu i Archiwizacji Dokumentów jest jednostką wyznaczoną do realizacji procesu niszczenia dokumentacji i udzielenia wszelkiej pomocy merytorycznej. Dodatkowo wyznaczony został Centralny Punkt Składowania wszelkiej dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia w Dziale Obiegu i Archiwizacji Dokumentów.