W sprawach związanych z archiwizowaniem dokumentów prosimy o kontakt:
mgr Joanna Miotk
Gmach Główny, p. 69
tel. +48 58 348 66 34
kom. +48 728 426 229
e-mail: joanna.miotk@pg.edu.pl
Zasady zgodne z Zarządzeniem Rektora nr 12/2017 z 5 lipca 2017
Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczki spraw. Po upływie okresu przechowywania akt w jednostkach organizacyjnych należy akta przekazać do Archiwum Zakładowego.
Dokumentacja powstająca i wpływająca do Politechniki dzieli się na:
- materiały archiwalne (kategoria A) wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, posiadające trwałe znaczenie, jako źródło informacji o wartości historycznej,
- dokumentację niearchiwalną (kategoria B), czyli wszelką inną dokumentację, posiadająca jedynie czasowe znaczenie praktyczne. Długość okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej w latach określa się symbolem literowym i liczbą w zapisie arabskim (np. B2, B5, B10)
Symbol literowy "Bc" oznacza kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana z jednostki organizacyjnej na makulaturę w porozumieniu z Archiwum Politechniki.
Porządkowanie akt kategorii B5, B10, B50:
- zszyć/zaklipsować akta,
- prawidłowo opisać teczkę.
Porządkowanie akt kategorii A/BE50:
- należy ułożyć akta wewnątrz teczki zgodnie ze spisem spraw, a w obrębie sprawy chronologicznie, co oznacza, że pisma najstarsze są na wierzchu a pisma najmłodsze na spodzie,
- wyciągnąć wszystkie wtórniki, nieistotną korespondencje, brudnopisy,
- usunąć wszystkie części metalowe (spinacze, zszywki itp.),
- ponumerować wszystkie zapisane stron miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym,
- zszyć uporządkowane akt w teczkach o kartonowych okładkach lub umieścić w teczkach,
- prawidłowo opisać teczkę.
Zasady przekazywania dokumentów do archiwum:
- każda jednostka organizacyjna Politechniki Gdańskiej ma obowiązek przekazywania akt do Archiwum,
- przekazywanie akt organizują wydziały/katedry/jednostki pod nadzorem kierowników,
- przed przekazaniem akta powinny zostać uporządkowane i zaopatrzone w spisy zdawczo-odbiorcze w 3 egzemplarzach. Spisy należy sporządzić według formularzy (wzory formularzy do pobrania ze strony archiwum),
- spisy zdawczo-odbiorcze przed organizacją transportu należy przesłać do Archiwum PG do zaakceptowania na adres mailowy: archiwum_pg@pg.edu.pl
- niedopuszczalne jest przekazywanie akt bez uprzedniego zaakceptowania przez Archiwum PG spisów zdawczo-odbiorczych. Akta nie będą przyjmowane przez Archiwum bez wcześniejszego zaakceptowania spisów,
- wszelkie poprawki do spisów, przesłane z Archiwum PG, należy nanieść w pliku elektronicznym i w wersjach drukowanych przed przekazaniem akt,
- w sprawie przekazywania akt z jednostek prosimy o kontakt z pracownikiem Archiwum.
Wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum:
W przypadku wznowienia sprawy w jednostce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do archiwum, pracownicy archiwum na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej wycofują ją z archiwum i przekazują do tej jednostki.
Protokół z wycofania dokumentacji powinien zawierać:
- datę wycofania,
- nazwę jednostki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano,
- tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy,
- sygnaturę archiwalną teczki aktowej.
Dokumenty do pobrania:
1. Instrukcja Kancelaryjna
2. Instrukcja Archiwalna
3. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) 2018
Załączniki do instrukcji archiwalnej:
Załącznik nr 1 Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego.
Załącznik nr 2 Spis zdawczo-odbiorczy informatycznych nośników danych.
Załącznik nr 3 Spis zdawczo-odbiorczy składu chronologicznego.
Załącznik nr 4 Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji tradycyjnej.
Załącznik nr 5 Wzór spisu spraw.
Załącznik nr 6 Wzór opisu teczki aktowej.
Załącznik nr 7 Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych.
Załącznik nr 8 Wzór wniosku o udostępnienie zbiorów.
Załącznik nr 9 Karta wypożyczenia lub udostępnienia akt.
Załącznik nr 10 Protokół o braku lub uszkodzeniu wypożyczonych lub udostępnionych akt.
Załącznik nr 11 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej.
Załącznik nr 12 Wzór wniosku o brakowanie i spis dokumentacji niearchiwalnej.