W sprawach związanych z archiwizowaniem dokumentów prosimy o kontakt:

mgr Joanna Miotk
Gmach Główny, p. 69
tel. +48 58 348 66 34
kom. +48 728 426 229
e-mail: joanna.miotk@pg.edu.pl

Zasady zgodne z Zarządzeniem Rektora nr 12/2017 z 5 lipca 2017

Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczki spraw. Po upływie okresu przechowywania akt w jednostkach organizacyjnych należy akta przekazać do Archiwum Zakładowego.

Dokumentacja powstająca i wpływająca do Politechniki dzieli się na:

  • materiały archiwalne (kategoria A) wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, posiadające trwałe znaczenie, jako źródło informacji o wartości historycznej,
  • dokumentację niearchiwalną (kategoria B), czyli wszelką inną dokumentację, posiadająca jedynie czasowe znaczenie praktyczne. Długość okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej w latach określa się symbolem literowym i liczbą w zapisie arabskim (np. B2, B5, B10)

Symbol literowy "Bc" oznacza kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana z jednostki organizacyjnej na makulaturę w porozumieniu z Archiwum Politechniki.

  • Porządkowanie akt kategorii B5, B10, B50:

  1. zszyć/zaklipsować akta,
  2. prawidłowo opisać teczkę.

  • Porządkowanie akt kategorii A/BE50:

  1. należy ułożyć akta wewnątrz teczki zgodnie ze spisem spraw, a w obrębie sprawy chronologicznie, co oznacza, że pisma najstarsze są na wierzchu a pisma najmłodsze na spodzie,
  2. wyciągnąć wszystkie wtórniki, nieistotną korespondencje, brudnopisy,
  3. usunąć wszystkie części metalowe (spinacze, zszywki itp.),
  4. ponumerować wszystkie zapisane stron miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym,
  5. zszyć uporządkowane akt w teczkach o kartonowych okładkach lub umieścić w teczkach,
  6. prawidłowo opisać teczkę.

  • Zasady przekazywania dokumentów do archiwum:

  1. każda jednostka organizacyjna Politechniki Gdańskiej ma obowiązek przekazywania akt do Archiwum,
  2. przekazywanie akt organizują wydziały/katedry/jednostki pod nadzorem kierowników,
  3. przed przekazaniem akta powinny zostać uporządkowane i zaopatrzone w spisy zdawczo-odbiorcze w 3 egzemplarzach. Spisy należy sporządzić według formularzy (wzory formularzy do pobrania ze strony archiwum),
  4. spisy zdawczo-odbiorcze przed organizacją transportu należy przesłać do Archiwum PG do zaakceptowania na adres mailowy: archiwum_pg@pg.edu.pl
  5. niedopuszczalne jest przekazywanie akt bez uprzedniego zaakceptowania przez Archiwum PG spisów zdawczo-odbiorczych. Akta nie będą przyjmowane przez Archiwum bez wcześniejszego zaakceptowania spisów,
  6. wszelkie poprawki do spisów, przesłane z Archiwum PG, należy nanieść w pliku elektronicznym i w wersjach drukowanych przed przekazaniem akt,
  7. w sprawie przekazywania akt z jednostek prosimy o kontakt z pracownikiem Archiwum.

  • Wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum:

W przypadku wznowienia sprawy w jednostce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do archiwum, pracownicy archiwum na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej wycofują ją z archiwum i przekazują do tej jednostki.

 

Protokół z wycofania dokumentacji powinien zawierać:

  • datę wycofania,
  • nazwę jednostki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano,
  • tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy,
  • sygnaturę archiwalną teczki aktowej.