Od 1 stycznia 2018 roku obowiązuje nowy Regulamin rejestracji i funkcjonowania organizacji uczelnianych Politechniki Gdańskiej (wprowadzony Zarządzeniem Rektora Politechniki Gdańskiej  
nr 28/2017 z 19 grudnia 2017 r.)

Tym samym przestaje obowiazywać Regulamin tworzenia, rejestracji i likwidacji uczelnianych organizacji studenckich na Politechnice Gdańskiej, wprowadzony Zarządzeniem Rektora PG nr 16/2008 z 10 marca 2008 r.

Wprowadzony regulamin  zawiera wiele nowych zapisów dotyczących zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i doktoranckich (w tym kół naukowych), a także działających na terenie Uczelni stowarzyszeń.

Jednym z nowych wymogów regulaminu jest konieczność składania półrocznych sprawozdań z działalności organizacji wraz z rozliczeniem ze środków materialnych.

Sprawozdanie do rektora należy składać za pośrednictwem Działu Spraw Studenckich zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do regulaminu.

Terminy składania sprawozdań:

1) do 15 lipca – dotyczy działalności oraz wydatkowanych środków w pierwszej połowie roku kalendarzowego tj. w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca br.,

2) do 15 stycznia – dotyczy działalności oraz wydatkowanych środków w drugiej połowie roku kalendarzowego tj. w okresie od 1 lipca do 30 grudnia roku poprzedniego”

Akceptacja sprawozdania oraz rozliczenia z przyznanych środków materialnych przez organ przyznający jest warunkiem możliwości ubiegania się o kolejne środki materialne na działalność organizacji

Stowarzyszenia wpisane do ewidencji stowarzyszeń działających na PG zobowiązane są do składania sprawozdań merytorycznych z działalności (Załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu) i planu pracy.