Wyjazdy doktorantów
Zasady rozliczania wyjazdów doktorantów (studiów doktoranckich i szkoły doktorskiej) reguluje § 3 Zarządzenia Rektora PG nr 32/2017 z dn. 29 grudnia 2017 r.:
"1. W uzasadnionych przypadkach Politechnika Gdańska może pokryć koszty wyjazdu własnych studentów lub doktorantów, którzy poza siedzibą Uczelni realizują zadania związane z procesem kształcenia (praktyki, seminaria, zawody, konkursy, konferencje itp.) lub inne zadania (działalność kół naukowych, reprezentowanie uczelni w turniejach, zawodach itp.). Studenci/doktoranci mają prawo ubiegania się o zwrot takich kosztów.
2. Wyjazd studenta lub doktoranta nie jest wyjazdem w ramach podróży służbowej.
3. Podanie o pokrycie kosztów wyjazdu student/doktorant powinien złożyć przed odbyciem wyjazdu. Wzór podania został określony w Załączniku do niniejszej Instrukcji. [Uwaga! Szablon został dostosowany do specyfiki szkoły doktorskiej w zakresie wymaganych podpisów oraz wersji dwujęzycznej - aktualna wersja w zakładce > Do pobrania]
4. Należności z tytułu wyjazdu studentów lub doktorantów nie mogą być wyższe niż przewidziane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U z 2013 r. poz. 167 z późn. zm.)"
"1. W uzasadnionych przypadkach Politechnika Gdańska może pokryć koszty wyjazdu własnych studentów lub doktorantów, którzy poza siedzibą Uczelni realizują zadania związane z procesem kształcenia (praktyki, seminaria, zawody, konkursy, konferencje itp.) lub inne zadania (działalność kół naukowych, reprezentowanie uczelni w turniejach, zawodach itp.). Studenci/doktoranci mają prawo ubiegania się o zwrot takich kosztów.
2. Wyjazd studenta lub doktoranta nie jest wyjazdem w ramach podróży służbowej.
3. Podanie o pokrycie kosztów wyjazdu student/doktorant powinien złożyć przed odbyciem wyjazdu. Wzór podania został określony w Załączniku do niniejszej Instrukcji. [Uwaga! Szablon został dostosowany do specyfiki szkoły doktorskiej w zakresie wymaganych podpisów oraz wersji dwujęzycznej - aktualna wersja w zakładce > Do pobrania]
4. Należności z tytułu wyjazdu studentów lub doktorantów nie mogą być wyższe niż przewidziane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U z 2013 r. poz. 167 z późn. zm.)"
Przed wpisaniem wyjazdu (konferencji, szkolenia, warsztatów, wyjazdów projektowych lub erasmusowych itp.) w systemie mojaPG należy pobrać druk podania o pokrycie kosztów wyjazdu z zakładki > Do pobrania, wypełnić swoje dane i uzyskać podpis dysponenta środków, a następnie wypełnić formularz (eDokument) w moja.pg w aplikacji Student, dokument: Zgłoszenie wyjazdu doktoranta - podanie o pokrycie kosztów wyjazdu, załączając wypełnione podanie i przekazując je do akceptacji promotora.
Uwaga! W przypadku dłuższych wyjazdów (np. staże, wyjazdy projektowe lub erasmusowe) do formularza (eDokumentu w moja.pg) należy załączyć skan podpisanego i zaakceptowanego przez stronę finansującą wniosku o staż / umowy stażowej wraz z ewentualnymi załącznikami typu zaproszenie (tj. dokumenty, na podstawie których wyjazd ma się odbyć i uzyskać finansowanie). Po powrocie na uczelnię doktorant jest też zobowiązany przedstawić merytoryczny raport z tego pobytu (może to być np. rozliczenie merytoryczne wyjazdu dokonywane w projekcie, w ramach którego następowało finansowanie).
Reszta podpisów zostanie zebrana elektronicznie przez szkołę, a doktorant uzyska zwrotnie nr podania. Kopię podania przechowuje się w aktach doktoranta w biurze szkoły.
Uwaga! W przypadku dłuższych wyjazdów (np. staże, wyjazdy projektowe lub erasmusowe) do formularza (eDokumentu w moja.pg) należy załączyć skan podpisanego i zaakceptowanego przez stronę finansującą wniosku o staż / umowy stażowej wraz z ewentualnymi załącznikami typu zaproszenie (tj. dokumenty, na podstawie których wyjazd ma się odbyć i uzyskać finansowanie). Po powrocie na uczelnię doktorant jest też zobowiązany przedstawić merytoryczny raport z tego pobytu (może to być np. rozliczenie merytoryczne wyjazdu dokonywane w projekcie, w ramach którego następowało finansowanie).
Reszta podpisów zostanie zebrana elektronicznie przez szkołę, a doktorant uzyska zwrotnie nr podania. Kopię podania przechowuje się w aktach doktoranta w biurze szkoły.
Podczas wpisywania wyjazdu (konferencji, szkolenia, warsztatów, stażu itp.) w systemie mojaPG w aplikacji "Wyjazdy" należy podać dane identyfikujące wyjeżdżającego jako doktoranta szkoły tak, aby wyjazd był widoczny dla pracowników Szkoły Doktorskiej:
Stanowisko: Doktorant
Jednostka organizacyjna: Szkoła Doktorska
Instrukcja składania wniosku o „Podróż służbową/wyjazd zagraniczny" dostępna jest tutaj.
W celu ustawienia właściwego obiegu wniosku o wyjazd w aplikacji Wyjazdy, należy kontaktować się z CUI bezpośrednio (helpdesk@pg.edu.pl) i dostarczyć niżej wskazane dane, które powinny znaleźć się w podaniu i w systemie moja.pg (imiona i nazwiska osób właściwych dla danego wyjazdu):
W celu ustawienia właściwego obiegu wniosku o wyjazd w aplikacji Wyjazdy, należy kontaktować się z CUI bezpośrednio (helpdesk@pg.edu.pl) i dostarczyć niżej wskazane dane, które powinny znaleźć się w podaniu i w systemie moja.pg (imiona i nazwiska osób właściwych dla danego wyjazdu):
- Dysponentem środków jest promotor / kierownik katedry promotora / dziekan / lub dyrektor szkoły doktorskiej (w zależności od sytuacji)
- Przełożonym osoby wyjeżdżającej jest promotor
- Zatwierdzającym wyjazd jest zastępca dyrektora szkoły doktorskiej (prof. Maciej Bagiński lub prof. Robert Jankowski)
- Zatwierdzenia formalno-rachunkowego dokonuje pracownik administracji centralnej lub wydziału (w korelacji z dysponentem środków)
- Zatwierdzenia merytorycznego dokonuje promotor.
