Zanim rozpoczniesz aplikowanie na praktyki Erasmus+ upewnij się, czy na Twoim wydziale są konkretne terminy, kiedy można składać dokumenty. Na różnych wydziałach Politechniki Gdańskiej wygląda to różnie. Cała procedura trwa około dwóch miesięcy, więc nie warto zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę. Wszystkie dokumenty musisz mieć skompletowane najpóźniej na cztery tygodnie przed wyjazdem.
Etap I: uzyskanie akceptacji od firmy/instytucji, w której chce się odbyć praktyki
Korzystając z platform z ofertami praktyk Erasmus+ lub zwracając się bezpośrednio do instytucji/firmy, znajdź interesującą Cię ofertę praktyk. Jeżeli dana instytucja/firma będzie chętna, aby przyjąć Cię na praktyki, poproś o mailowe potwierdzenie.
Etap II: uzyskanie zgody na wydziale
Po uzyskaniu akceptacji od firmy/instytucji zgłoś się do koordynatora programu Erasmus+ na swoim wydziale, aby uzyskać zgodę na wyjazd (koordynator przekaże Ci, jak wygląda uzyskanie takiej zgody na Twoim wydziale).
Etap III: złożenie dokumentów w Dziale Współpracy Międzynarodowej
Na min. 4 tygodnie przed planowanym wyjazdem wyślij mailem do Działu Współpracy Międzynarodowej skany następujących dokumentów:
1. dokument "Learning Agreement Student Mobility for Traineeships_before mobility". Dokument musi być podpisany przez Ciebie, koordynatora programu Erasmus+ na Twoim wydziale oraz instytucję/firmę przyjmującą,Na min. 4 tygodnie przed planowanym wyjazdem wyślij mailem do Działu Współpracy Międzynarodowej skany następujących dokumentów:
2. "Wniosek o wyjazd za granicę" (podpisany przez właściwego prodziekana na Twoim wydziale; koordynator wydziałowy Erasmus+ podpowie Ci, który prodziekan na Twoim wydziale musi podpisać wniosek). UWAGA - wniosek może być zaakceptowany tylko, jeśli student wcześniej uzupełnił i przesłał do CWM Learning Agreement,
3. dokument "Institution Information Form" (możesz poprosić instytucję/firmę przyjmującą o wypełnienie tego dokumentu),
4. dokument "Karta informacyjna studenta",
5. dokument "Oświadczenie Green Travel_przed podróżą" (tylko w przypadku, jeśli w "Karcie Informacyjnej studenta" zaznaczyłeś, że będziesz podróżować pociągiem/autobusem lub samochodem w ramach carpoolingu),
6. Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego EKUZ. Jak ją zdobyć? Zgłoś się do swojego dziekanatu z wnioskiem o wyjazd podpisanym przez dziekana swojego wydziału. Na tej podstawie otrzymasz w dziekanacie zaświadczenie potrzebne do otrzymania EKUZ (po EKUZ musisz zgłosić się do siedziby Narodowego Funduszu Zdrowia)
7. polisę ubezpieczeniową: polisa musi zawierać ubezpieczenie NWW, OC, koszty leczenia, transport medyczny, transport zwłok. Pełen zakres wymaganego ubezpieczenia można uzyskać np. w ramach karty ISIC
8. potwierdzenie zgłoszenia podróży w rządowym systemie MSZ Odyseusz (wypełnij wniosek a potwierdzenie samo się wygeneruje)
Etap IV: podpisanie umowy i wypłata stypendium
Po dostarczeniu dokumentów, pracownik Działu Współpracy Międzynarodowej sprawdzi ich poprawność i jeśli wszystko będzie się zgadzało przygotuje dla Ciebie umowę finansową (umowę otrzymasz na maila: podpisz umowę i odeślij ją pocztą tradycyjną lub dostarcz osobiście do Działu Współpracy Międzynarodowej - nie ma możliwości, aby umowę odesłać mailem).
Pracownik Centrum Współpracy Międzynarodowej poinformuje Cię mailowo, że Twoja umowa została podpisana przez właściwie osoby na uczelni i tym samym zakończyłeś procedurę wyjazdową i możesz rozpocząć mobilność. Wszystkie wymagane dokumenty musisz złożyć na min. cztery tygodnie przed terminem wyjazdu.
Stypendium otrzymasz na konto (pamiętaj, że przed wyjazdem otrzymasz 85% kwoty dofinansowania).
Jeśli nie złożysz dokumentów we wskazanym terminie, zostaniesz poproszony o przełożenie terminu wyjazdu tak, abyśmy zdążyli wypłacić Ci dofinansowanie mobilności przed Twoim wyjazdem.
Pobyt za granicą może rozpocząć się najwcześniej na 2 tygodnie po złożeniu wszystkich wymaganych dokumentów w CWM. Jest to konieczne, aby Centrum zdążyło przeprocedować podpisanie umowy oraz wypłatę stypendium przed rozpoczęciem mobilności. Jeśli dostarczysz dokumenty później niż na 2 tygodnie przed wyjazdem, będziesz zmuszony odłożyć rozpoczęcie mobilności w taki sposób, aby termin 2 tygodni został utrzymany.