Zanim rozpoczniesz aplikowanie na studia Erasmus+ upewnij się, jakie są terminy składania dokumentów na Twoim wydziale i na uczelni, do której chcesz wyjechać. Na poszczególnych wydziałach Politechniki Gdańskiej i uczelniach zagranicznych wygląda to różnie. Cała procedura aplikowania trwa około dwóch miesięcy, więc nie warto zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę. Wszystkie dokumenty musisz mieć skompletowane najpóźniej na cztery tygodnie przed wyjazdem.
Etap I: wstępna rekrutacja na wydziale
Każdy wydział Politechniki Gdańskiej sam określa terminy i zasady rekrutacji. Informacji, kiedy i jakie dokumenty trzeba wysłać szukaj na stronie swojego wydziału albo u koordynatora programu na Twoim wydziale. Jeżeli pozytywnie przejdziesz rekrutację na wydziale, Twój wydział poinformuje uczelnię zagraniczną, na którą chcesz wyjechać, że zostałeś zakwalifikowany i będziesz mógł przejść do etapu II - rekrutacji na uczelni zagranicznej.
Etap II: rekrutacja na uczelni zagranicznej
Każda uczelnia zagraniczna sama określa zasady i terminy rekrutacji. Informacji, kiedy i jakie dokumenty trzeba wysłać szukaj na stronach internetowych uczelni (szukaj haseł: "Erasmus+", "International Relations Office" lub podobnych). Jeżeli pozytywnie przejdziesz rekrutację na uczelni zagranicznej, otrzymasz mailowe potwierdzenie od danego uniwersytetu i będziesz mógł przejść do kolejnego etapu.
Etap III: określenie programu studiów (Learning Agreement)
Aby wyjazd mógł zostać ostatecznie zaakceptowany przez Twój wydział i uczelnię przyjmującą, należy stworzyć dokument pt. "Learning Agreement". Co to za dokument? To trójstronna umowa, w której określa się program studiów, który powinieneś zrealizować za granicą. Dokument przygotowuje student. W tym celu należy zalogować się na stronie www.learning-agreement.eu używając swojego loginu politechnicznego. W dokumencie trzeba wskazać "Responsible person", czyli osobę, która zatwierdzi dokument po stronie Politechniki Gdańskiej (w tym miejscu wpisujesz koordynatora wydziałowego programu Erasmus+) oraz po stronie uczelni przyjmującej (skontaktuj się z uczelnią, na którą wyjeżdżasz i zapytaj, kogo wpisać w tym miejscu).
Etap IV: zgoda na wyjazd od dziekana
Po pozytywnym przejściu rekrutacji na wydziale i uczelni zagranicznej oraz stworzeniu "Learning Agreement" wypełnij krótki dokument "Wniosek studenta o wyjazd za granicę" i przekaż dokument do podpisu do dziekana swojego wydziału.
Etap V: złożenie dokumentów w Dziale Współpracy Międzynarodowej
Na minimum 4 tygodnie przed planowanym wyjazdem wyślij mailem do Działu Współpracy Międzynarodowej skany następujących dokumentów:
1. dokument "Learning Agreement" pobrany z platformy www.learning-agreement.eu (dokument musi być zaakceptowany elektronicznie przez Ciebie, koordynatora wydziałowego na Politechnice Gdańskiej oraz koordynatora na uczelni przyjmującej)
2. dokument "Wniosek studenta o wyjazd za granicę" (ten, który na etapie IV podpisał dziekan Twojego wydziału). UWAGA - wniosek może być zaakceptowany tylko, jeśli student wcześniej uzupełnił, pobrał i przesłał do CWM Learning Agreement.
3. dokument "Karta informacyjna studenta"
4. dokument "Oświadczenie Green Travel - przed podróżą" (tylko w przypadku, jeśli w "Karcie informacyjnej studenta" zaznaczyłeś, że będziesz podróżować pociągiem/autobusem lub samochodem w ramach carpoolingu)
5. dokument "Orzeczenie o niepełnosprawności" lub "Decyzja o przyznaniu stypendium socjalnego" (tylko w przypadku, jeśli w "Karcie informacyjnej studenta" zaznaczyłeś, że jesteś studentem ze specjalnymi potrzebami)
6. dokument "Transcript of Records" (wykaz ocen z poprzednich semestrów), który uzyskasz w swoim dziekanacie
7. Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego EKUZ. Jak ją zdobyć? Zgłoś się do swojego dziekanatu z wnioskiem o wyjazd podpisanym przez dziekana swojego wydziału. Na tej podstawie otrzymasz w dziekanacie zaświadczenie potrzebne do otrzymania Karty EKUZ. Po kartę EKUZ musisz zgłosić się do siedziby Narodowego Funduszu Zdrowia
8. polisę ubezpieczeniową zawierającą ubezpieczenie NWW, OC, koszty leczenia, transport medyczny, transport zwłok np. kartę ISIC
9. potwierdzenie zgłoszenia podróży w rządowym systemie MSZ Odyseusz (wypełnij wniosek, a potwierdzenie samo się wygeneruje)
Etap VI: podpisanie umowy i wypłata stypendium
Po dostarczeniu dokumentów, pracownik Działu Współpracy Międzynarodowej sprawdzi ich poprawność i jeśli wszystko będzie się zgadzało przygotuje dla Ciebie umowę finansową (umowę otrzymasz na maila: podpisz umowę i odeślij ją pocztą tradycyjną lub dostarcz osobiście do Działu Współpracy Międzynarodowej - nie ma możliwości, aby umowę odesłać mailem).
Pracownik Działu Współpracy Międzynarodowej poinformuję Cię mailowo, że Twoja umowa została podpisana przez właściwie osoby na uczelni i tym samym zakończyłeś procedurę wyjazdową i możesz wyjechać.
Stypendium otrzymasz na konto (pamiętaj, że 85% stypendium otrzymasz przed wyjazdem, ale pod warunkiem, że wszystkie dokumenty złożysz na minimum 4 tygodnie przed wyjazdem. Jeżeli za późno złożysz dokumenty, to nawet jeśli otrzymasz zgodę na wyjazd, może się tak zdarzyć, że środki na konto wpłyną dopiero, gdy będziesz już za granicą.)
