Poniższa procedura dotyczy wyjazdów do krajów programu oraz krajów partnerskich.
Procedura wyjazdowa
Pracownik, zamierzający wziąć udział w mobilności Programu Erasmus+, musi uzyskać zgodę na dofinansowanie w drodze konkursu.
Jeśli otrzyma zgodę na finansowanie, najpóźniej na dwa tygodnie przed wyjazdem procedura wyjazdowa musi zostać zakończona.
Jeśli tak się nie stanie wyjeżdżający pracownik zostanie poproszony o przesunięcie terminu wyjazdu w taki sposób, aby CWM zdążyło mu wypłacić należne dofinansowanie przed rozpoczęciem mobilności.
Procedurę należy przejść w podanej niżej kolejności:
1. w przypadku wyjazdu do jednego z krajów programu potwierdź możliwość wyjazdu z instytucją przyjmującą (jeżeli zgłosiłeś się na szkolenie/kurs potwierdź, że zostałeś przyjęty; jeżeli jedziesz na job shadowing uzgodnij z instytucją przyjmującą, że możesz przyjechać w danym terminie); w przypadku wyjazdu do jednego z krajów partnerskich wcześniej uzgodnij możliwość wyjazdu z opiekunem umowy na Politechnice Gdańskiej (opiekunowe umowy są podani na liście umów)
2. w systemie Zgłoszenia PG złóż elektronicznie formularz wyjazdu w ramach programu Erasmus+ (do swojego zgłoszenia będziesz mógł wracać na kolejnych etapach procedury wyjazdowej). Uwaga - logując się do systemu Zgłoszenia PG użyj swojego politechnicznego adresu mailowego z domeną pg.edu.pl (np. jan.kowalski@pg.edu.pl). Logowanie z użyciem adresu mailowego z domeną wydziału/jednostki spowoduje automatyczne odrzucenie formularza wyjazdu.
3. po złożeniu formularza (po kliknięciu "wyślij") wróć do formularza i dołącz do niego uzupełniony dokument "Mobility Agreement Staff Mobility for Training" (szkolenia)
4. pracownik Centrum Współpracy Międzynarodowej (CWM) sprawdzi, czy dokument "Mobility Agreement" został uzupełniony prawidłowo. Wyjeżdżający pracownik otrzyma z systemu Zgłoszenia PG powiadomienie na maila, że dokument został sprawdzony przez CWM i może/nie może być wysłany do instytucji przyjmującej. Jeżeli dokument będzie wymagał poprawek lub uzupełnienia pracownik wyjeżdżający zostanie poproszony o wprowadzenie zmian i dołączenie poprawionego dokumentu jeszcze raz do systemu Zgłoszenia PG - pracownik CWM ponownie go sprawdzi
5. po zaakceptowaniu treści "Mobility Agreement" przez CWM, wydrukuj dokument, podpisz go i wyślij dalej do podpisania do instytucji przyjmującej (dokument wystarczy wysłać do instytucji przyjmującej mailem)
6. do swojego zgłoszenia w systemie Zgłoszenia PG dołącz podpisany przez siebie i instytucję przyjmującą "Mobility Agreement"
7. następnie wypełnij w Moja PG wniosek o wyjazd: www.moja.pg.edu.pl -> wyjazdy -> wnioskuj -> wniosek o wyjazd w ramach zawartej umowy. Przy wypełnianiu wniosku jako dysponenta środków należy wybrać Marię Doerffer, jako przełożonego należy wybrać dziekana danego wydziału lub dyrektora/kierownika jednostki, jako osobę zatwierdzającą wyjazd należy wybrać Rektora Józefa E. Sienkiewicza. We wniosku należy również wpisać nr zadania - skontaktuj się z CWM, aby uzyskać taki numer. Kiedy wniosek będzie zatwierdzony przez wszystkie w/w osoby, wygeneruj dokument w systemie Moja PG i dołącz go do swojego zgłoszenia w systemie Zgłoszenia PG
8. zgłoś wyjazd poprzez system Odyseusz Ministerstwa Spraw Zagranicznych; potwierdzenie zgłoszenia dołącz do swojego zgłoszenia w systemie Zgłoszenia PG
9. ubezpiecz się za pośrednictwem swojej jednostki macierzystej lub Centrum Bezpieczeństwa; potwierdzenie ubezpieczenia dołącz do swojego zgłoszenia w systemie Zgłoszenia PG
10. po złożeniu wszystkich wymaganych dokumentów w systemie Zgłoszenia PG (czyli "Mobility Agreement", wniosku o wyjazd z Mojej PG, potwierdzenia ubezpieczenia, potwierdzenia zgłoszenia z systemu Odyseusz) zostanie wygenerowana umowa finansowa pomiędzy PG a pracownikiem wyjeżdżającym (pracownik wyjeżdżający otrzyma umowę na maila). Wydrukuj umowę w dwóch kopiach, podpisz i wyślij pocztą wewnętrzną do CWM
11. po podpisaniu umowy przez pracownika i następnie rektora, pracownikowi wypłacane są środki (to CWM przekazuje umowę do podpisu przez rektora i informuje pracownika, że dokument został podpisany). Podpisanie umowy przez rektora oznacza, że procedura wyjazdowa jest zakończona i pracownik może rozpocząć mobilność
Rozliczenie wyjazdu
Niezwłocznie po powrocie pracownik jest zobowiązany dostarczyć do CWM potwierdzenie zrealizowania pobytu za granicą i rozliczenie finansowe z wyjazdu oraz uzupełnić ankietę online. Zachęcamy, aby potwierdzenie pobytu i rozliczenie finansowe dostarczyć do CWM za jednym razem:-)
- potwierdzenie zrealizowania pobytu
Dokument w oryginale należy dostarczyć osobiście lub wysłać pocztą wewnętrzną do CWM. Potwierdzenie musi być przygotowane na papierze firmowym instytucji przyjmującej. Minimum informacji, które musi znaleźć się na potwierdzeniu pobytu z instytucji przyjmującej określa wzór potwierdzenia PG. Uwaga - w zależności od rodzaju wyjazdu (szkolenie, dydaktyka) i kraju pobytu (kraj programu, kraj partnerski) istnieją różne wzory potwierdzeń. - rozliczenie finansowe
- krok I: po powrocie z mobilności pracownik musi zaznaczyć w swoim zgłoszeniu wyjazdu w systemie Jira, że wyjazd się odbył
- krok II: pracownik CWM przygotowuje dokument "Oświadczenie dotyczące pobytu i dodatkowego dofinansowania z PG". Pracownik otrzyma na maila powiadomienie, że w systemie Jira czeka na niego nowy dokument. Pracownik musi go uzupełnić i odesłać w systemie Jira.
- krok III: pracownik CWM przygotowuje dokument "Rozliczenie dofinansowania wyjazdu". Pracownik otrzyma na maila powiadomienie, że w systemie Jira czeka na niego nowy dokument. Pracownik musi go wydrukować, uzupełnić i dostarczyć do CWM (osobiście lub pocztą wewnątrzną) razem z potwierdzeniem zrealizowania pobytu. Pracownik, który wrócił z mobilności, nie musi przedstawiać żadnych innych dokumentów (faktur, biletów itp.) na potrzeby rozliczenia finansowego, za wyjątkiem kart pokładowych w przypadku dodatkowego finansowania na dni podróży.
- ankieta online
Pracownik musi uzupełnić ankietę online, do której link zostanie wysłany na adres mailowy pracownika po zrealizowaniu mobilności.