🚌 Organizacja przyjazdu zaproszonych gości w ramach programu PROM 🚌

Zgodnie z zasadami programu PROM – Międzynarodowa wymiana stypendialna doktorantów i kadry akademickiej, Politechnika Gdańska zobowiązana jest do przekazania całego stypendium bezpośrednio zaproszonemu gościowi.

Na podstawie wewnętrznych ustaleń, stypendium wypłacane jest w całości, gotówką, po przyjeździe gościa do Gdańska. Zdecydowano o takiej formie przekazania środków ze względu na następujące ograniczenia:

  • stypendium musi być wypłacone w całości w złotówkach (PLN) – program nie dopuszcza wypłat w walutach obcych,
  • koszty przewalutowania nie są kosztem kwalifikowalnym w projekcie – w przypadku przelewu zagranicznego obniżyłaby się realna kwota stypendium,
  • w razie zmiany terminu przyjazdu, skrócenia wizyty lub rezygnacji z udziału, konieczność zwrotu i ponownego przewalutowania środków byłaby bardzo problematyczna,
  • nie ma możliwości przekazania części stypendium na wydział (np. w celu opłacenia hotelu lub podróży),
  • program zabrania tzw. podwójnego finansowania, czyli pokrywania kosztów z innych źródeł przy jednoczesnym wypłacaniu stypendium.
 👟👟Krok po kroku – jak wygląda organizacja przyjazdu 👟👟

1. Potwierdzenie terminu przyjazdu
Centrum Współpracy Międzynarodowej (CWM) kontaktuje się z zapraszającym pracownikiem PG w celu ostatecznego potwierdzenia daty przyjazdu zaproszonego gościa.

2. Zebranie danych do umowy finansowej
CWM wysyła wiadomość e-mail do zaproszonego gościa z prośbą o przesłanie niezbędnych danych do przygotowania umowy finansowej:

  • adres zamieszkania,
  • numer paszportu.

3. Przygotowanie dokumentów
Na podstawie otrzymanych danych CWM:

  • sporządza umowę finansową (do podpisu w wersji papierowej),
  • przygotowuje dokumenty umożliwiające wypłatę stypendium w kasie PG.

4.  Formularz uczestnika NAWA

Uczestnik zobowiązany jest do wypełnienia formularza Uczestnika NAWA online – link do formularza zostanie przesłany mailowo przez CWM.
Po złożeniu formularza należy go zapisać w formacie PDF i przesłać do CWM przed wyjazdem

5. Wypłata stypendium po przyjeździe
W pierwszym dniu pobytu na Politechnice Gdańskiej, zaproszony gość:

  • spotyka się z pracownikiem CWM,
  • wspólnie udają się do kasy PG,
  • po podpisaniu oryginału umowy, gość odbiera całość stypendium w gotówce (PLN).

6. Rejestracja przyjazdu w systemie mojaPG
Po przyjeździe gościa, wydział zapraszający jest zobowiązany do wpisania gościa do modułu "Przyjazdy" w systemie mojaPG. Rejestracja ta jest obowiązkowa i służy prawidłowemu raportowaniu mobilności w ramach projektu PROM.

Program PROM – krótkookresowa wymiana akademicka jest finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach projektu pn. „Krótkookresowa wymiana akademicka sposobem na podniesienie jakości kształcenia w instytucjach szkolnictwa wyższego i nauki” o numerze FERS.01.05-IP.08-0218/23.(Projekty FERS).