Umowy w jednej bazie. Politechnika Gdańska uruchomiła Centralny Rejestr Umów
Politechnika Gdańska uruchomiła w systemie Moja PG Centralny Rejestr Umów. Nowe narzędzie gromadzi informacje o umowach w jednej, uporządkowanej bazie, usprawnia ich obsługę i ułatwia realizację obowiązków wynikających z przepisów dotyczących sektora finansów publicznych.
Politechnika Gdańska uruchomiła w systemie Moja PG Centralny Rejestr Umów. Nowe narzędzie gromadzi informacje o umowach w jednej, uporządkowanej bazie, usprawnia ich obsługę i ułatwia realizację obowiązków wynikających z przepisów dotyczących sektora finansów publicznych.
Nowe regulacje zobowiązały uczelnie publiczne do przekazywania informacji o określonych umowach do państwowego Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych. Politechnika Gdańska wykorzystała tę zmianę do stworzenia rozwiązania o szerszym zastosowaniu.
Uczelniany rejestr obejmuje nie tylko umowy podlegające obowiązkowi przekazywania danych do systemu państwowego, lecz także inne dokumenty wykorzystywane w działalności PG, w tym umowy o zachowaniu poufności, listy intencyjne oraz porozumienia o współpracy.
Informacje są gromadzone w module Moja PG. Dostęp do całości lub poszczególnych części rejestru jest przyznawany wyłącznie upoważnionym osobom, zgodnie z zakresem wykonywanych przez nie zadań. Pracownicy odpowiedzialni za przygotowywanie i obsługę umów mogą dzięki temu korzystać z jednej bazy, zamiast prowadzić odrębne zestawienia lub poszukiwać danych w kilku miejscach.
– W administracji nie chodzi o samo wdrażanie kolejnych narzędzi, ale o to, aby rzeczywiście ułatwiały one codzienną pracę. Dlatego nie ograniczyliśmy rejestru do zakresu wynikającego z nowych przepisów. Stworzyliśmy wspólną bazę, która porządkuje procesy, zwiększa przejrzystość zarządzania dokumentami i pozwala oszczędzić czas pracowników. Właśnie tak rozumiemy cyfryzację uczelni – mówi prof. Justyna Kucińska-Lipka, prorektor ds. rozwoju Politechniki Gdańskiej.
Kolejny etap cyfryzacji uczelni
Centralny Rejestr Umów jest kolejnym rozwiązaniem rozwijanym w ramach systemu Moja PG. Politechnika Gdańska od lat tworzy własne narzędzia informatyczne wspierające zarządzanie uczelnią i obsługę procesów administracyjnych.
Rejestr zawiera między innymi podstawowe informacje o zawartych umowach, ich stronach, wartości i źródłach finansowania, osobach odpowiedzialnych za realizację oraz miejscu przechowywania dokumentów. Mogą być w nim również zamieszczane podpisane umowy, aneksy i inne materiały związane z ich realizacją.
Nowy moduł łączy realizację obowiązków ustawowych z usprawnieniem wewnętrznego obiegu informacji. Dane dotyczące umów objętych przepisami są przygotowywane do przekazania do państwowego rejestru, natomiast szerszy zakres uczelnianej bazy pozwala uporządkować dokumentację wykorzystywaną w działalności PG.
Państwowy rejestr umów
Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych służy udostępnianiu informacji o umowach zawieranych przez podmioty gospodarujące środkami publicznymi. Obowiązek przekazywania danych dotyczy wskazanych w przepisach umów zawieranych od 1 lipca 2026 r.
Zasady prowadzenia uczelnianego rejestru określa Zarządzenie Rektora Politechniki Gdańskiej nr 39/2026 z 24 czerwca 2026 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu prowadzenia rejestru umów na Politechnice Gdańskiej. Regulamin przewiduje również sukcesywne wprowadzanie aktywnych umów zawartych przed 1 lipca 2026 r. oraz pozostałych umów aktywnych w dniu jego wejścia w życie. Proces ten ma zostać zakończony do 31 marca 2027 r.