Wnioski składane za pośrednictwem systemu OSF podlegają najpierw ocenie formalnej, a następnie merytorycznej. Oceny formalnej dokonują koordynatorzy dyscyplin i obejmuje ona sprawdzanie kompletności wniosków, weryfikację czy wniosek spełnia wymagania konkursu i weryfikację zgodności planowanych kosztów. Po uzyskaniu pozytywnej oceny formalnej wnioski kierowane są do dwuetapowej oceny merytorycznej.
Na pierwszym etapie oceny merytorycznej wnioski wysyłane są do ekspertów, którzy oceniają je indywidualnie na podstawie opisu skróconego. W ramach każdego panelu budowane są zespoły ekspertów, którzy są specjalistami w tematyce panelu. Są to naukowcy afiliowani w Polsce lub za granicą, badawcze o rozpoznawalnym dorobku co najmniej ze stopniem doktora. Każdy wniosek oceniany jest przez dwóch ekspertów, którzy są anonimowi dla wnioskodawców. Pierwszy etap kończy posiedzenie ekspertów i kwalifikacyjna ocena wniosków na podstawie indywidualnych opinii ekspertów i dyskusji całego zespołu. Efektem posiedzenia ekspertów jest lista wniosków rekomendowanych do drugiego etapu.
Drugi etap merytorycznej oceny wniosków to ocena specjalistyczna, której dokonują niezależni recenzenci zewnętrzni niebędący ekspertami w zespole. Recenzenci, którzy są wskazanymi przez ekspertów specjalistami w tematyce wniosku, oceniają wniosek na podstawie opisu szczegółowego. Dla każdego wniosku przygotowywane są co najmniej dwie recenzje, a sami recenzenci są anonimowi dla wnioskodawców. Następnie eksperci zapoznają się z indywidualnymi opiniami recenzentów i spotykają ponownie na posiedzeniu. W konkursach SONATA BIS, MAESTRO, SONATINA odbywa się również rozmowa kwalifikacyjna, podczas której kierownicy przedstawiają swój projekt w NCN. Efektem dyskusji ekspertów jest lista rankingowa wniosków zakwalifikowanych do finansowania.
Szczegółowy tryb oceny wniosków
Źródło: Narodowe Centrum Nauki, https://www.ncn.gov.pl/finansowanie-nauki/dla-ekspertow