Wnioskodawcą jest pracownik badawczy lub badawczo-dydaktyczny Politechniki Gdańskiej będący liderem zespołu badawczego i koordynujący przyjazd i pobyt pracownika zagranicznego.
Procedura przyjazdowa
1. wnioskodawca wypełnia w systemie Moja PG > Granty wniosek o wyjazd,
2. Centrum Współpracy Międzynarodowej (CWM) ma 5 dni roboczych na weryfikację formalną wniosku,
3. w przypadku niezaakceptowania wniosku wnioskodawca otrzymuje maila z informacja o konieczności poprawienia wniosku,
4. w przypadku zaakceptowania CWM przekazuje wniosek do Rady Centrum odpowiedniego POB (Priorytetowe Obszary Badawcze) do oceny merytorycznej,
5. Rada Centrum POB ma 20 dni roboczych na weryfikację merytoryczną wniosku,
6. Po rozpatrzeniu przez Radę Centrum POB wniosek jest przekazywany do decyzji do Rektora,
7. pisemna decyzja Rektora wraz z dwoma egzemplarzami dokumentu „Przyjęcie projektu do realizacji” jest przekazywana wnioskodawcy,
8. jeden egzemplarz dokumentu "Przyjęcie projektu do realizacji" podpisany przez wnioskodawcę oraz właściwego dziekana wnioskodawca dostarcza do CWM (oryginał).
Po otwarciu projektu wnioskodawca i osoby odpowiedzialne na wydziale za organizowanie podróży służbowych pracowników zajmują się formalnościami przyjazdowymi (koszty kwalifikowalne w projekcie to koszty podróży, diet pobytowych i noclegów).
W trakcie pobytu
Realizacja projektu zgodnie z zaakceptowanym wnioskiem. Bezpośredni nadzór nad realizacją wizyty pełni dziekan odwiedzanego wydziału. Wnioskodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika zagranicznego do bazy "Przyjazdy" w systemie Moja PG.
Rozliczenie pobytu
W terminie 10 dni roboczych od daty zakończenia pobytu gościa zagranicznego na PG, wnioskodawca składa w systemie Moja PG sprawozdanie, zawierające opis wymiernych efektów wizyty, zwłaszcza pod kątem spełnienia celów Centrum POB. Sprawozdanie powinno być zaopiniowane przez dziekana wydziału, na którym zrealizowano wizytę. Elementem sprawozdania jest zestawienie poniesionych kosztów w stosunku do kosztów planowanych. Następnie sprawozdanie jest sprawdzane przez CWM i Radę właściwego Centrum POB (Priorytetowych Obszarów Badawczych).
