Poniższa procedura dotyczy przyjazdów wyłącznie z krajów partnerskich (kiedy to Politechnika Gdańska wypłaca stypendium pracownikowi przyjeżdżającemu). W przypadku przyjazdów pracowników z krajów programu obowiązuje procedura na uczelni macierzystej pracownika.
Procedura dotyczy zarówno przyjazdów w celach szkoleniowych, prowadzenia zajęć dydaktycznych oraz przyjazdów mieszanych (dydaktyka + szkolenie). W zależności od rodzaju przyjazdu - szkolenie, dydaktyka, przyjazd mieszany, należy wybrać odpowiedni rodzaj dokumentów do uzupełnienia (przy przyjazdach mieszanych należy uzupełnić dokumenty dot. dydaktyki).
Procedura przyjazdowa
Najpóźniej na dwa tygodnie przed przyjazdem procedura przyjazdowa musi być zakończona. Poniższa procedura jest skierowana bezpośrednio do pracownika z uczelni zagranicznej, który planuje przyjazd na Politechnikę Gdańską. Procedurę należy przejść w podanej niżej kolejności:
1. pracownik zagraniczny musi uzgodnić możliwość przyjazdu ze swoją uczelnią macierzystą i koordynatorem umowy na Politechnice Gdańskiej (koordynatorzy są wymienieni na liście umów),
2. następnie musi przełać do Centrum Współpracy Miedzynarodowej (CWM), na adres mailowy malgorzata.swirydo@pg.edu.pl lub maria.doerffer@pg.edu.pl, skan podpisanego przez siebie i swoją instytucję macierzystą Mobility Agreement Staff Mobility for Training (szkolenia, wyjazdy mieszane) lub Mobility Agreement Staff Mobility for Teaching (dydaktyka),
3. po podpisaniu Mobility Agreement przez koordynatora uczelnianego programu Erasmus+, pracownik CWM przygotowuje umowę finansową pomiędzy PG a pracownikiem przyjeżdżającym. Umowa jest wysyłana na adres e-mail pracownika przyjeżdżającego,
4. pracownik zagraniczny musi następnie odesłać skan podpisanej przez siebie umowy wraz ze skanem polisy ubezpieczeniowej na adres mailowy malgorzata.swirydo@pg.edu.pl,
5. CWM przekazuje umowę do podpisu władzom Politechniki Gdańskiej,
6. po podpisaniu umowy przez władze Politechniki Gdańskiej, pracownik przyjeżdżający otrzymuje maila z informacją, że może rozpocząć mobilność.
W trakcie pobytu
Po przyjeździe na Politechnikę Gdańska pracownik zagraniczny zgłasza się do kasy Kwestury w celu wypłaty stypendium.
Rozliczenie przyjazdu
W ostatnim dniu pobytu pracownik zagraniczny może odebrać w CWM lub u koordynatora wydziałowego potwierdzenie pobytu na Politechnice Gdańskiej (jeżeli takie potwierdzenie jest wymagane przez uczelnię macierzystą pracownika).
Warunkiem otrzymania potwierdzenia dla pracowników z krajów partnerskich jest podpisanie przez nich w CWM rozliczenia otrzymanego stypendium (rozliczenie finansowe przygotuje pracownik CWM, a pracownik zagraniczny musi je jedynie podpisać w siedzibie działu; pracownik zagraniczny nie musi przy tym dostarczać żadnych dokumentów typu faktury, bilety itd.).
Każdy uczestnik mobilności zobowiązany jest również do wypełnienia ankiety online, do której link zostanie wysłany na adres mailowy pracownika po zakończeniu pobytu na Politechnice Gdańskiej.
