Poniższa procedura obowiązuje zarówno w przypadku wyjazdów w celach szkoleniowych, prowadzenia zajęć dydaktycznych, jak i wyjazdów mieszanych (dydaktyka + szkolenie). W zależności od celu wyjazdu należy wybrać odpowiedni rodzaj dokumentów do uzupełnienia (przy wyjazdach mieszanych należy uzupełnić dokumenty dot. dydaktyki). Procedura dotyczy wyjazdów do krajów programu oraz krajów partnerskich.
Procedura wyjazdowa
Pracownik powinien złożyć komplet dokumentów w Centrum Współpracy Międzynarodowej (CWM) za pośrednictwem systemu zgłoszeń online na co najmniej 1 miesiąc przed terminem rozpoczęcia wyjazdu.
Procedurę należy przejść w podanej niżej kolejności:
1. w przypadku wyjazdu do jednego z krajów programu potwierdź możliwość wyjazdu z instytucją przyjmującą (jeżeli zgłosiłeś się na szkolenie/kurs potwierdź, że zostałeś przyjęty; jeżeli jedziesz na job shadowing uzgodnij z instytucją przyjmującą, że możesz przyjechać w danym terminie); w przypadku wyjazdu do jednego z krajów partnerskich, wcześniej uzgodnij możliwość wyjazdu z opiekunem umowy na Politechnice Gdańskiej (opiekunowe umowy są podani na liście umów)
2. w systemie Zgłoszenia PG złóż elektronicznie formularz wyjazdu w ramach programu Erasmus+ (do swojego zgłoszenia będziesz mógł wracać na kolejnych etapach procedury wyjazdowej). Uwaga: logując się do systemu Zgłoszenia PG użyj swojego politechnicznego adresu mailowego z domeną pg.edu.pl (np. jan.kowalski@pg.edu.pl). Logowanie z użyciem adresu mailowego z domeną wydziału/jednostki spowoduje automatyczne odrzucenie formularza wyjazdu
3. po złożeniu formularza (po kliknięciu "wyślij") wróć do formularza i dołącz do niego uzupełniony dokument "Mobility Agreement Staff Mobility for Training" (szkolenia) lub "Mobility Agreement Staff Mobility for Teaching" (dydaktyka, wyjazdy mieszane)
4. pracownik CWM sprawdzi, czy dokument "Mobility Agreement" został uzupełniony prawidłowo. Wyjeżdżający pracownik otrzyma z systemu Zgłoszenia PG powiadomienie na maila, że dokument został sprawdzony przez CWM i może/nie może być wysłany do instytucji przyjmującej. Jeżeli dokument będzie wymagał poprawek lub uzupełnienia pracownik wyjeżdżający zostanie poproszony o wprowadzenie zmian i dołączenie poprawionego dokumentu jeszcze raz do systemu Zgłoszenia PG, a pracownik CWM ponownie go sprawdzi
5. po zaakceptowaniu treści "Mobility Agreement" przez CWM, wydrukuj dokument, podpisz go i wyślij dalej do podpisania do instytucji przyjmującej (dokument wystarczy wysłać do instytucji przyjmującej mailem)
6. do swojego zgłoszenia w systemie Zgłoszenia PG dołącz podpisany przez siebie i instytucję przyjmującą "Mobility Agreement"
7. następnie wypełnij w systemie Moja PG wniosek o wyjazd: www.moja.pg.edu.pl -> wyjazdy -> wnioskuj -> wniosek o wyjazd w ramach zawartej umowy. Przy wypełnianiu wniosku jako dysponenta środków należy wybrać Marię Doerffer, jako przełożonego należy wybrać dziekana danego wydziału, jako osobę zatwierdzającą wyjazd należy wybrać Rektora Józefa E. Sienkiewicza. We wniosku należy również wpisać nr zadania - skontaktuj się z CWM, aby uzyskać taki numer. Kiedy wniosek będzie zatwierdzony przez wszystkie w/w osoby, wygeneruj dokument w systemie Moja PG i dołącz go do swojego zgłoszenia w systemie Zgłoszenia PG
8. zgłoś wyjazd poprzez system Odyseusz Ministerstwa Spraw Zagranicznych; potwierdzenie zgłoszenia dołącz do swojego zgłoszenia w systemie Zgłoszenia PG
9. ubezpiecz się za pośrednictwem swojej jednostki macierzystej lub Centrum Bezpieczeństwa; potwierdzenie ubezpieczenia dołącz do swojego zgłoszenia w systemie Zgłoszenia PG
10. po złożeniu wszystkich wymaganych dokumentów w systemie Zgłoszenia PG (czyli "Mobility Agreement", wniosku o wyjazd z Mojej PG, potwierdzenia ubezpieczenia, potwierdzenia zgłoszenia z systemu Odyseusz) zostanie wygenerowana umowa finansowa pomiędzy PG a pracownikiem wyjeżdżającym (pracownik wyjeżdżający otrzyma umowę na maila). Wydrukuj umowę w dwóch kopiach, podpisz i wyślij pocztą wewnętrzną do CWM
11. po podpisaniu umowy przez pracownika i następnie rektora, pracownikowi wypłacane są środki (to CWM przekazuje umowę do podpisu przez rektora i informuje pracownika, że dokument został podpisany). Podpisanie umowy przez rektora oznacza, że procedura wyjazdowa jest zakończona i pracownik może rozpocząć mobilność.
Rozliczenie wyjazdu
Niezwłocznie po powrocie pracownik jest zobowiązany dostarczyć do CWM potwierdzenie zrealizowania pobytu za granicą i rozliczenie finansowe z wyjazdu oraz uzupełnić ankietę online. Zachęcamy, aby potwierdzenie pobytu i rozliczenie finansowe dostarczyć do CWM za jednym razem :-)
- potwierdzenie zrealizowania pobytu
Należy je dostarczyć osobiście lub wysłać pocztą wewnątrzną do CWM. Potwierdzenie musi być przygotowane na papierze firmowym instytucji przyjmującej. Minimum informacji, które musi znaleźć się na potwierdzeniu pobytu z instytucji przyjmującej określa wzór potwierdzenia PG. Uwaga - w zależności od celu wyjazdu (szkolenie, dydaktyka) i kraju pobytu (kraj programu, kraj partnerski) istnieją różne wzory potwierdzeń.
- rozliczenie finansowe
- krok I: po powrocie z mobilności pracownik musi zaznaczyć w swoim zgłoszeniu wyjazdu w systemie Jira, że wyjazd się odbył
- krok II: pracownik CWM przygotowuje dokument "Oświadczenie dotyczące pobytu i dodatkowego dofinansowania z PG". Pracownik otrzyma na maila powiadomienie, że w systemie Jira czeka na niego nowy dokument. Pracownik musi go uzupełnić i odesłać w systemie Jira.
- krok III: pracownik CWM przygotowuje dokument "Rozliczenie dofinansowania wyjazdu". Pracownik otrzyma na maila powiadomienie, że w systemie Jira czeka na niego nowy dokument. Pracownik musi go wydrukować, uzupełnić i dostarczyć do CWM (osobiście lub pocztą wewnątrzną) razem z potwierdzeniem zrealizowania pobytu. Pracownik, który wrócił z mobilności, nie musi przedstawiać żadnych innych dokumentów (faktur, biletów itp.) na potrzeby rozliczenia finansowego.
- ankieta online
Pracownik musi uzupełnić ankietę online, do której link zostanie wysłany na adres mailowy pracownika po zrealizowaniu mobilności.
