Do zadań działu należy:
- kompleksowe wsparcie władz rektorskich w zakresie organizacji pracy, tj.:
- prowadzenie i nadzór nad bieżącym funkcjonowaniem rektoratu i prorektoratów;
- przyjmowanie, rejestrowanie i archiwizowanie korespondencji przychodzącej
i wychodzącej (papierowej i elektronicznej); - zapewnienie terminowego i płynnego obiegu dokumentów oraz monitorowanie realizacji spraw;
- udzielanie informacji upoważnionym osobom o statusie prowadzonych spraw;
- przygotowywanie analiz, zestawień i materiałów na posiedzenia;
- wykonywanie dodatkowych prac zlecanych przez rektora i prorektorów;
- gromadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z działalnością spółek, fundacji i stowarzyszeń, w których Uczelnia uczestniczy.
- organizacja i koordynacja spotkań oraz wyjazdów służbowych, tj.:
- prowadzenie wszelkich spraw władz rektorskich;
- przygotowywanie agend, materiałów informacyjnych;
- kontakt z uczestnikami spotkań (wewnętrznymi i zewnętrznymi);
- organizacja wizyt gości krajowych i zagranicznych zaproszonych przez władze rektorskie;
- logistyka wyjazdów służbowych władz rektorskich.
- współorganizacja wydarzeń i uroczystości uczelnianych:
- dział współpracuje z innymi jednostkami oraz ściśle z Biurem Rektora (koordynującym wydarzenia centralne) w zakresie przygotowania i obsługi wydarzeń ogólnouczelnianych, takich jak inauguracja roku akademickiego, Święto Uczelni, uroczystości nadania tytułu doktora honoris causa, spotkania z władzami państwowymi i samorządowymi, konferencje, sympozja i inne wydarzenia oficjalne.
- stała współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni i podmiotami zewnętrznymi w zakresie:
- koordynacji wspólnych przedsięwzięć;
- przekazywania decyzji i zaleceń władz rektorskich,
- wspierania procesów decyzyjnych na poziomie całej Uczelni;
- uzgadniania treści dokumentów i pozyskiwania informacji;
- nadzorowania terminowości realizacji zadań zleconych jednostkom przez władze rektorskie.
- koordynacja obsługi komisji rektorskich i uczelnianych w zakresie:
- obsługi administracyjnej i organizacyjnej komisji Uczelnianych;
- przygotowywania materiałów do obrad oraz opracowywania protokołów;
- nadzorowania realizacji uchwał i rekomendacji;
- obsługi bieżących wniosków członków komisji.
- patronaty, komitety honorowe i reprezentacja Uczelni na zewnątrz tj.:
- prowadzenie spraw i nadzór nad patronatami i komitetami honorowymi Uczelni
w odniesieniu do inicjatyw zewnętrznych we współpracy z Biurem Rektora i Działem Promocji i Biurem Prasowym, - przygotowywanie materiałów i informacji dotyczących udziału rektora i prorektorów w gremiach naukowych, instytucjach, stowarzyszeniach i komisjach,
- koordynacja działań wynikających z członkostwa Uczelni w inicjatywach podmiotów zewnętrznych.
- prowadzenie spraw i nadzór nad patronatami i komitetami honorowymi Uczelni
- dbałość o wizerunek Uczelni poprzez profesjonalną obsługę interesariuszy (studentów, pracowników, gości zewnętrznych), także kluczowych z punktu widzenia realizacji strategicznych celów Politechniki Gdańskiej.