Planowane nieobecności związane z wyjazdami doktorantów/doktorantek powinny być zawsze zgłaszane promotorowi oraz do Biura Szkoły Doktorskiej. Odbywa się to w systemie Moja.PG - konieczne jest uzyskanie zgody Szkoły Doktorskiej na wyjazd.
Regulacje:
Zasady rozliczania wyjazdów doktorantów (studiów doktoranckich i szkoły doktorskiej) reguluje § 3 Zarządzenia Rektora PG nr 32/2017 z dn. 29 grudnia 2017 r.
w szczególności:1. W uzasadnionych przypadkach Politechnika Gdańska może pokryć koszty wyjazdu własnych studentów lub doktorantów, którzy poza siedzibą Uczelni realizują zadania związane z procesem kształcenia (praktyki, seminaria, zawody, konkursy, konferencje itp.) lub inne zadania (działalność kół naukowych, reprezentowanie uczelni w turniejach, zawodach itp.). Studenci/doktoranci mają prawo ubiegania się o zwrot takich kosztów.
2. Wyjazd studenta lub doktoranta nie jest wyjazdem w ramach podróży służbowej.
3. Podanie o pokrycie kosztów wyjazdu student/doktorant powinien złożyć przed odbyciem wyjazdu. Wzór podania został określony w Załączniku do niniejszej Instrukcji.4. Należności z tytułu wyjazdu studentów lub doktorantów nie mogą być wyższe niż przewidziane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U z 2013 r. poz. 1)
Podanie o pokrycie kosztów wyjazdu:
Szablon został dostosowany do specyfiki szkoły doktorskiej w zakresie wymaganych podpisów oraz wersji dwujęzycznej - aktualna wersja w zakładce > Do pobrania.
- Celem ułatwienia obiegu dokumentów dla wyjazdów, w przypadku których dysponentem środków jest osoba z PG, został on również przełożony na wersję całkowicie elektroniczną, co pozwala doktorantowi jedynie wypełnić eDokument w systemie moja.pg bez konieczności załączania szablonu jako załącznika - jest to opcjonalne.
- W przypadku dysponentów spoza PG oraz wyjazdów erasmusowych, podanie dołączane do eDokumentu w postaci załącznika jest obowiązkowe.
Krok 1: Przed wyjazdem na konferencje, szkolenie, warsztaty, wyjazdy projektowe lub erasmusowe itp. pobierz druk podania o pokrycie kosztów wyjazdu z zakładki > Do pobrania , wypełnij podanie, uzyskaj podpis dysponenta środków. Niektóre jednostki (dysponenci środków) mogą wymagać od Ciebie tego druku w formie papierowej, stąd pozostawiamy tę opcję dla doktorantów.
Krok 2 (obowiązkowy): Uzupełnij eDokument "Zgłoszenie wyjazdu doktoranta - ze wskazaniem źródła środków na pokrycie kosztów wyjazdu i wyrażenie zgody" w MojaPG (aplikacja STUDENT) - możesz do niego załączyć wypełnione wcześniej podanie, jednak pamiętaj, aby podanie było właściwie umotywowane i opisane.
Uwaga! Na wniosek Przewodniczącego Samorządu Doktorantów obecnie zostały wprowadzone dwie wersje eDokumentu:
1) pierwszy dla wyjazdów, których dysponentami środków są osoby z PG - podanie o pokrycie kosztów wyjazdów jako załącznik opcjonalny, podpis dysponenta zbierany elektronicznie
2) drugi - dla wyjazdów, których dysponentami środków są osoby spoza PG oraz wyjazdów erasmusowych - podanie o pokrycie kosztów wyjazdów jako załącznik obowiązkowy, podpis dysponenta zbierany tradycyjnie na podaniu (w przypadku wyjazdów erasmusowych w miejscu podpisu wystarczy jedynie adnotacja Erasmus+).
Krok 3: Formularz (eDokument):
1) w przypadku wyboru opcji dysponenta z PG trafi do akceptacji wybranego przez doktoranta z listy dysponenta środków, a następnie do promotora,
2) w przypadku wyboru opcji dysponenta spoza PG trafi wyłącznie do promotora.
Krok 4: Reszta podpisów zostanie zebrana elektronicznie przez szkołę i uzyskasz nr podania, który później będziesz mógł wpisać w aplikacji Wyjazdy.
Krok 5 (obowiązkowy): Równocześnie wpisz wyjazd w aplikacje WYJAZDY, podając dane identyfikujące tak, aby wyjazd był widoczny dla pracowników Szkoły Doktorskiej:
Stanowisko: Doktorant Jednostka organizacyjna: Szkoła Doktorska
W przypadku wyjazdów w ramach programu ERASMUS prosimy nie wypełniać wniosku w aplikacji "Wyjazdy". W takim przypadku należy uzyskać wniosek papierowy w Biurze Współpracy z Zagranicą (wyjazd w ramach programu ERASMUS nie jest wyjazdem służbowym). Nie zwalnia to jednak doktoranta od zgłoszenia wyjazdu przez eDokumenty w aplikacji Student.
Dłuższe wyjazdy (np. staże, wyjazdy projektowe lub erasmusowe):
Do formularza (eDokumentu w Moja PG) należy załączyć skan podpisanego i zaakceptowanego przez stronę finansującą wniosku o staż / umowy stażowej wraz z ewentualnymi załącznikami typu zaproszenie (tj. dokumenty, na podstawie których wyjazd ma się odbyć i uzyskać finansowanie) oraz program naukowy stażu / mobilności (w języku angielskim).
Po powrocie na uczelnię:
Doktorant jest też zobowiązany przedstawić merytoryczny raport z tego pobytu (może to być np. rozliczenie merytoryczne wyjazdu dokonywane w projekcie, w ramach którego następowało finansowanie), który powinien zawierać opis osiągniętych efektów. Sprawozdanie "Merytoryczny raport z dłuższego wyjazdu (np. stażu, wyjazdu projektowego lub erasmusowego)" składa sie w formie eDokumentu (w aplikacji STUDENT).
Dodatkowe informacje:
Instrukcja składania wniosku o „Podróż służbową/wyjazd zagraniczny" dostępna jest tutaj.
W celu ustawienia właściwego obiegu wniosku w aplikacji Wyjazdy, należy kontaktować się z CUI bezpośrednio (helpdesk@pg.edu.pl) i dostarczyć niżej wskazane dane, które powinny znaleźć się w podaniu i w systemie moja.pg (imiona i nazwiska osób właściwych dla danego wyjazdu):
- Dysponentem środków jest promotor / kierownik katedry promotora / dziekan / kierownik projektu lub dyrektor szkoły doktorskiej (w zależności od sytuacji)
- Przełożonym osoby wyjeżdżającej jest promotor
- Zatwierdzającym wyjazd jest zastępca dyrektora szkoły doktorskiej (prof. Maciej Bagiński lub prof. Robert Jankowski)
- Zatwierdzenia formalno-rachunkowego dokonuje pracownik administracji centralnej lub wydziału (w korelacji z dysponentem środków)
- Zatwierdzenia merytorycznego dokonuje promotor.