Wprowadzenie pierwszych klas elektronicznych na Politechnice Gdańskiej | Politechnika Gdańska

Szanowni Państwo,

realizując strategię elektronizacji obiegu dokumentów na Uczelni informujemy, że od 1 października 2022 r. Zarządzeniem Rektora nr 62/2022 z 27 września 2022 r. po raz pierwszy na Uczelni zmieniony został sposób prowadzenia spraw z papierowego na elektroniczny, zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi.

W związku z powyższym dla spraw wymienionych w tabeli nie jest wymagane drukowanie dokumentów, istnieją one tylko w wersji elektronicznej oraz ich archiwizacja odbywa się tylko elektronicznie w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).

W celu prowadzenia sprawy tylko elektronicznie niezbędne jest umieszczenie dokumentów w systemie klasy EZD oraz odpowiednie ich sklasyfikowanie zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt. Wymóg ten nakładają na Uczelnie przepisy kancelaryjno-archiwalne.

Dokumenty papierowe wpływające na Uczelnię, które dotyczą sprawy prowadzonej elektronicznie, włącza się do systemu EZD (wykonuje się odwzorowanie cyfrowe) i przekazuje w systemie do jednostki merytorycznej. Po wykonaniu odwzorowania dokumenty papierowe pozostają w kancelarii i umieszcza się je w składzie chronologicznym, z którego w razie potrzeby mogą zostać wypożyczone przez pracowników.

W razie pytań, zapraszamy do kontaktu z Hanną Kwiatkowską - Koordynatorem Czynności Kancelaryjnych, e-mail: hanna.kwiatkowska@pg.edu.pl, tel. +48 58 348 65 93.