Rozpoczynamy archiwizację elektroniczną | Politechnika Gdańska

Miło nam poinformować, że nastąpiło pierwsze przekazanie dokumentów zarejestrowanych w EZD – kancelaria przekazała je ze składu chronologicznego* do archiwum PG. Na razie – zgodnie z przepisami archiwalnymi – zostały przekazane dokumenty z 2022 roku. Wszystko odbyło się zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi. To ważny etap w porządkowaniu i automatyzowaniu przepływu dokumentacji na Politechnice Gdańskiej. 

W związku z przekazaniem dokumentów, w koszulkach dotyczących spraw już zarchiwizowanych zacznie pojawiać się nowa informacja – widoczne będzie oznaczenie, że dany dokument znajduje się w archiwum. 

Dzięki temu pracownicy zyskają szybki i czytelny komunikat o tym, czy potrzebny dokument jest do wglądu w kancelarii, czy też w archiwum. Przełoży się to na codzienną pracę oraz przyspieszy odnalezienie potrzebnych materiałów.  

*Skład chronologiczny jest to zbiór dokumentów gromadzonych w kancelarii, które trafiły na PG drogą papierową, ale dalej procedowane są już tylko elektronicznie w systemie (tzn. sprawy elektroniczne). Na Politechnice Gdańskiej skład chronologiczny prowadzi kancelaria.