Pracownicy, składając wniosek o uzyskanie świadczenia z ZFŚS i przedstawiając dane o swojej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, podają również dane członków swojej rodziny. Zastanawiam się, jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych tych osób (dane małżonka, dzieci pracownika)? Czy właściwą przesłanką jest zgoda? Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zarówno przyznawanie świadczeń, jak i ich wysokość uzależnione są od spełnienia przez osobę ubiegającą się o dane świadczenie określonych kryteriów socjalnych. Artykuł 8 ust. 1 wspomnianej ustawy zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. A zatem podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz ustalenia ich wysokości są art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO w połączeniu z właściwym, wyżej wskazanym przepisem ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca nie powinien zatem pozyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych od członków rodziny pracownika, bowiem żeby przyznać pracownikowi świadczenie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną pracownika oraz członków jego rodziny, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. W celu realizacji tych potrzeb musi więc przetwarzać dane osobowe tych osób, ale tylko te dane, które są niezbędne dla realizacji celu, w jakim je pozyskał. Więcej informacji w zakresie przetwarzania danych osobowych w związku z prowadzeniem ZFŚS przez pracodawcę znajduje się w komunikacie UODO dostępnym pod linkiem: https://uodo.gov.pl/pl/138/1360.
Źródło: https://uodo.gov.pl/pl/225/1617