Udostępnianie | Politechnika Gdańska

W celu wypożyczenia dokumentacji archiwalnej dla celów służbowych należy wypełnić wniosek w systemie EZD i przesłać na wirtualne konto Archiwum (A). 

W przypadku wnioskowania o dokumentację innej jednostki organizacyjnej, wymagana jest zgoda kierownika jednostki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum.

Szczegółowe informacje dotyczące elektronicznego obiegu wniosku o wypożyczenia akt w EZD znajdują się w linku poniżej:

Instrukcja wypożyczenia akt (proces) w EZD  

Terminy realizacji wniosków

Wniosek przesłany w EZD do godziny 13:00, zostanie zrealizowany przez pracowników archiwum tego samego dnia. Natomiast wniosek przesłany po godzinie 13:00 zostanie zrealizowany następnego dnia roboczego.

W szczególnych przypadkach (np. duża ilość dokumentów, zgoda kierownika COD), archiwum ustala termin realizacji indywidualnie z jednostką wnioskującą.

Godziny odbioru i zwrotu akt

Archiwum:
poniedziałek – piątek godz. 8:00-14:00

Kancelaria:
poniedziałek – piątek godz. 7.00-15.00
(z przerwą między 11.30-12.00)

Osoby prywatne i instytucje mogą zwrócić się pisemnie do Archiwum Politechniki Gdańskiej w celu przeprowadzenia kwerendy (poszukiwania informacji w zasobie akt). W takim przypadku wymagana jest zgoda Rektora. Aby skorzystać ze zbiorów Archiwum należy wypełnić wniosek o udostępnienie zbiorów (do pobrania poniżej).

Niezbędne elementy pisma kierowanego do Archiwum:

• imię i nazwisko wnoszącego pismo lub nazwa instytucji;
• adres (kod pocztowy, miejscowość, ulica i nr domu) wnoszącego pismo;
• rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość wnoszącego pismo;
• określenie przedmiotu sprawy - kogo (imię, nazwisko i jego ewentualne zmiany, data i miejsce urodzenia) lub czego dotyczy kwerenda (świadectwo, praca dyplomowa, uchwały Senatu itp.), określenie jej zakresu czasowego, a także podanie zebranych wcześniej innych istotnych informacji, dotyczących przedmiotu sprawy, które ułatwią przeprowadzenie kwerendy;
• określenie celu, do jakiego ma służyć wynik kwerendy (urzędowy lub prywatny).

W przypadku braku podstawowych danych prosimy o ich uzupełnienie – zob. wymogi określone w art. 63 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (Tekst jednolity: Dz. U. z 2022 r. poz. 2000 ze zm.).

Wypełniony wniosek może zostać wysłany pocztą tradycyjną lub elektroniczną (ePUAP).

1.Pocztą tradycyjną na adres:

Politechnika Gdańska
Centrum Obiegu Dokumentów
ul. Gabriela Narutowicza 11/12
80-233 Gdańsk

2. Pocztą Elektroniczną (ePUAP)

W tym celu należy skorzystać ze strony https://obywatel.gov.pl.

Aby złożyć pismo (wniosek) do Archiwum Politechniki Gdańskiej za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej, konieczne jest uprzednie założenie bezpłatnego konta użytkownika na platformie ePUAP.  Po założeniu konta, dokument elektroniczny należy przygotować za pomocą formularza udostępnionego na platformie ePUAP, następnie załączyć wypełniony wniosek o udostepnienie zbiorów i wysłać na adres elektronicznej skrzynki podawczej Politechniki Gdańskiej (/politechnikagdanska/SkrytkaESP).