Do zadań Centrum należy:
1) prowadzenie archiwum zakładowego:
a) przechowywanie, zabezpieczanie, udostępnianie, wykonywanie kwerend i brakowanie wytworzonej na Politechnice Gdańskiej dokumentacji;
b) nadzór, ewidencja, porządkowanie i konserwacja zasobu archiwalnego;
c) digitalizacja zasobu archiwalnego i tworzenie archiwum cyfrowego;
d) ekspertyzy dokumentacji w jednostkach organizacyjnych;
e) instruowanie pracowników jak prowadzić dokumentację zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA);
f) współpraca z Koordynatorem czynności kancelaryjnych w opracowaniu normatywów archiwalno kancelaryjnych;
g) nadzorowanie dokumentacji elektronicznej w Archiwum w systemie klasy EZD;
h) współpraca z Archiwum Państwowym, z innymi archiwami uczelnianymi i Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich;
2) wdrażanie, utrzymanie oraz merytoryczny nadzór nad systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD):
a) identyfikacja, analiza potrzeb i prowadzenie szkoleń z obsługi systemu EZD: wstępnych, dedykowanych, obszarowych w zakresie prowadzonych integracji z innymi systemami i wdrażanych obiegów dokumentacji na Uczelni;
b) opracowywanie i aktualizacja instrukcji EZD;
c) wsparcie merytoryczne w obsłudze EZD, Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP), eDoręczeń oraz przy wdrażaniu EZD RP;
d) obsługa infolinii helpdesku EZD oraz zdalna pomoc techniczna użytkownikom;
e) zarządzanie uprawnieniami i strukturą w systemie EZD;
f) administracja konta instytucjonalnego Uczelni w systemach: ePUAP, eDoręczeń, Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF);
g) prace zlecone dla innych uczelni;
h) współpraca z Naukową Akademicką Siecią Komputerową w zakresie EZD;
3) analizowanie, optymalizowanie i wdrażanie procesów dotyczących obiegów dokumentów:
a) ocena i optymalizowanie aktualnego sposobu obiegu dokumentów;
b) przeprowadzanie pilotażowych i globalnych wdrożeń procesów elektronicznych;
c) zelektronizowanie obiegów dokumentów oraz spraw realizowanych na Uczelni;
d) ujednolicenie prowadzenia spraw w administracji centralnej oraz na wydziałach;
e) przygotowanie i aktualizowanie procedur obiegów dokumentów na Uczelni;
f) udzielanie wsparcia merytorycznego w kontekście obsługi procesu w systemie EZD;
g) przeprowadzanie testów systemu EZD i sprawdzanie poprawności działania procesów.
4) obsługa korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej napływającej do Kancelarii:
a) przyjmowanie, wydawanie przesyłek pocztowych od/dla operatora pocztowego, poczty międzyuczelnianej FarU i odbieranie korespondencji z ePUAP, PEF, KSeF oraz ich rozdzielanie;
b) skanowanie przychodzącej korespondencji i wprowadzanie odwzorowanych cyfrowo dokumentów do systemu EZD;
c) administrowanie kontami pracowniczymi na platformie usług kurierskich;
d) prowadzenie składów chronologicznych;
5) koordynowanie procedury obsługi, zakupu oraz nadzór nad przedłużeniem ważności podpisów elektronicznych dla pracowników Uczelni. Prowadzenie Centralnego Rejestru Podpisów Elektronicznych (CRPE) Politechniki Gdańskiej;
6) obsługa Uczelni w zakresie tematyki dostępu do informacji publicznej:
a) prowadzenie strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej;
b) procedowanie wniosków o udzielenie informacji publicznej.
