Dział Obiegu i Archiwizacji Dokumentów prowadzi działalność archiwalną polegającą na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, przechowywaniu, opracowywaniu, zabezpieczaniu i udostępnianiu zgromadzonej dokumentacji.

I.  Nadzór nad  gromadzeniem oraz ewidencja, przechowywanie, zabezpieczanie, udostępnianie i brakowanie wytworzonej w Politechnice Gdańskiej dokumentacji,  tj.:

  1. sprawowanie nadzoru nad zasobem archiwalnym,
  2. przyjmowanie i zabezpieczanie dokumentacji,
  3. ewidencja i opracowanie posiadanych materiałów archiwalnych,
  4. brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
  5. udostępnianie dokumentacji do celów administracyjnych i naukowych,
  6. digitalizacja zasobu archiwalnego,
  7. informacja archiwalna,
  8. dbanie o zgodność przetwarzania informacji w PG z aktualnymi przepisami prawa.

II. Wdrażanie, utrzymanie oraz merytoryczny nadzór nad systemem Elektronicznego Zarzadzania Dokumentacją (EZD), tj.:

  1. współpraca z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim  w Białymstoku oraz Uniwersytetem Gdańskim w zakresie  EZD,
  2. udział i nadzór nad instalacją oraz prawidłowym działaniu EZD,
  3. prowadzenie szkoleń z EZD dla wydziałów i jednostek ogólnouczelnianych PG,
  4. wsparcie merytoryczne dla wydziałów i jednostek ogólnouczelnianych przy wdrożeniu EZD,
  5. nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu EZD w PG,
  6. administracja konta instytucjonalnego PG w systemie ePUAP.

III. Wysyłanie, przyjmowanie oraz rozdział napływającej do Kancelarii Głównej  korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej, tj.:

  1. odbiór i przygotowanie przesyłek pocztowych od/dla operatora pocztowego,
  2. rozdział przychodzących przesyłek pocztowych,
  3. skanowanie przychodzącej korespondencji,
  4. wprowadzenie odwzorcowanego cyfrowo dokumentu do systemu EZD (Elektronicznego Zarzadzania Dokumentacją),
  5. prowadzenie składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych.