Jak przygotować pismo do podpisu podpisem kwalifikowanym?

Przed złożeniem podpisu dokument należy odpowiednio przygotować i przekazać do podpisu (jeśli osobą podpisującą nie jest autor dokumentu). Trzeba również umieścić na nim informację z danymi osoby podpisującej pismo. Wszystkie te kwestie uregulowane są w Piśmie okólnym Rektora Politechniki Gdańskiej nr 13/2022 z 29 marca 2022 r. 

Wzór informacji umieszczanej na dokumencie podpisywanym elektronicznie:

 

O czym należy pamiętać, przygotowując dokument do podpisu podpisem kwalifikowanym?

Dokumenty w postaci elektronicznej różnią się od tych w formie papierowej. 

Aby zachować ważność podpisu na dokumentach elektronicznych, unikaj:  

  • drukowania podpisanych elektronicznie dokumentów (w uzasadnionych przypadkach do wydruku dokumentu dołączaj wynik weryfikacji złożenia podpisu),  
  • skanowania odręcznie podpisanych dokumentów.  

Podpisy na kopiach dokumentów elektronicznych tracą swoją ważność, ponieważ nie spełniają wymogów dotyczących autentyczności i integralności, które są kluczowe dla uznania dokumentu za wiążący prawnie. 

Oto główne powody: 

Brak oryginalności dokumentu:  

Skany podpisanych dokumentów papierowych i wydruki podpisanych dokumentów elektronicznych nie mają tej cechy, ponieważ są jedynie obrazem oryginału i mogą być łatwo kopiowane lub modyfikowane. 

Możliwość fałszerstwa:  

Skany mogą być łatwo zmieniane za pomocą programów graficznych, co czyni je podatnymi na fałszerstwa. Bez dodatkowych zabezpieczeń, takich jak certyfikowany podpis elektroniczny, nie ma pewności, że dokument nie został zmieniony. 

Brak mocy prawnej:  

W wielu przypadkach prawo wymaga oryginalnego dokumentu z odręcznym podpisem, aby uznać go za ważny. Skany, które są jedynie kopiami, nie spełniają tych wymogów, chyba że prawo dopuszcza użycie kopii lub podpisu elektronicznego. 

Brak integralności:  

Dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym mają wbudowane mechanizmy zabezpieczające, które gwarantują, że dokument nie został zmieniony po podpisaniu. Skany nie mają takich zabezpieczeń.

Źródło: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/materialy3