Informacje podstawowe
I. Czym jest kontrola zarządcza?
System kontroli zarządczej to sposób spojrzenia na organizację, który ma ułatwić zarządzanie nią w uporządkowany sposób.
Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy (Art. 68. 1. Ustawy o finansach publicznych).
- Kontrola zarządcza jest to większość dotychczasowych działań prowadzonych w ramach zarządzania jednostką - nie jest to zupełnie nowe narzędzie;
- Kontrola zarządcza nie koncentruje się na wykonywaniu działań kontrolnych – jest pojęciem o wiele szerszym;
- Głównym zadaniem kontroli zarządczej jest wyznaczanie celów i zadań oraz monitorowanie ich realizacji;
- Kontrola zarządcza nie jest kontrolą w potocznym rozumieniu – ponieważ nie koncentruje się na poszukiwaniu nieprawidłowości i sprawdzaniu zgodności działań z procedurami;
- Kontroli zarządczej nie należy utożsamiać z kontrolą finansową – jest ona pojęciem szerszym. Kontroli zarządczej nie należy utożsamiać z audytem wewnętrznym i kontrolą wewnętrzną – są one jedynie jednym z elementów kontroli zarządczej.
II. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
Minister (Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego) kierujący działem może zobowiązać kierownika jednostki w dziale (Rektora) do sporządzania planu działalności na rok następny dla tej jednostki oraz sporządzania sprawozdania z wykonania planu działalności i składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanej przez niego jednostki (Uczelni).
Podstawą do złożenia oświadczenia są m.in.:
- monitoring realizacji celów i zadań,
- samoocena kontroli zarządczej przeprowadzona z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych,
- proces zarządzania ryzykiem,
- audyt wewnętrzny,
- kontrole wewnętrzne,
- kontrole zewnętrzne,
- inne źródła informacji.
Od roku 2012 Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego zobowiązał wszystkich kierowników jednostek do corocznego składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej.
III. Samoocena kontroli zarządczej
Samoocena kontroli zarządczej, to proces, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania kontroli zarządczej przez pracowników i kierownictwo jednostki. Jest to narzędzie, które w stosunkowo krótkim czasie może dać ogólny obraz funkcjonowania kontroli zarządczej.
Dzięki samoocenie można uzyskać informacje o funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności w tych obszarach, w których nie było żadnych działań audytorskich czy kontrolnych. Wyniki samooceny mogą być jednym ze źródeł wiedzy o funkcjonowaniu kontroli zarządczej, będących podstawą do podpisania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.
Jedną z metod przeprowadzenia samooceny jest wykorzystanie do tego celu ankiet (kwestionariuszy). Samoocena kontroli zarządczej jest dokonywana wówczas poprzez udzielenie odpowiedzi na pytania sformułowane w ankietach.
Korzyści wynikające z przeprowadzenia samooceny:
- pracownicy jednostki są bezpośrednio angażowani w ocenę ryzyka i mechanizmów kontroli, co może przyczyniać się do stałego doskonalenia systemu kontroli zarządczej, w tym zarządzania ryzykiem;
- samoocena wskazuje obszary działalności jednostki, które funkcjonują prawidłowo, a które wymagają zmian aby lepiej i sprawniej funkcjonować;
- poprawa komunikacji pomiędzy kierownictwem a pracownikami jednostki;
- wzmocnienie świadomości odpowiedzialności kierownictwa i pracowników jednostki za funkcjonowanie kontroli zarządczej;
- bardziej efektywne wykorzystanie zasobów jednostki przez doskonalenie procedur jak również wymianę dobrych praktyk między poszczególnymi jednostkami i pracownikami – stosowanych nieformalnych procedur, zasad, trybu postępowania.